Stellenprofil
Mahnwesen.
Der KI-Mitarbeiter für das Mahnwesen verfolgt offene Posten täglich: priorisiert nach Aussicht und Risiko und hält Zusagen nach. Ratenpläne und Inkasso bleiben Menschensache.
StellenbeschreibungIdentität
Das Mahnwesen ist die Stelle, die offene Posten nicht liegen lässt. Es liest die OP-Liste täglich samt Fälligkeit, Zahlungshistorie, Kundensegment und offenen Reklamationen, und priorisiert nach Aussicht auf Zahlung und Risiko, nicht allein nach Betrag.
Angeschrieben wird gestuft und kundengerecht: der Dauerzahler mit Versehen bekommt einen anderen Ton als der strittige Fall. Strittige Positionen trennt es vom unstrittigen Teil, damit nicht eine Reklamation die ganze Rechnung blockiert.
Zahlungszusagen aus Antworten landen im System statt im Postfach, und werden nachgehalten. Über Ratenpläne, Lieferstopps und Inkasso entscheidet der Mensch, mit vollständiger Vorgeschichte.
Was Sie im Alltag merkenErwartung, nicht Versprechen
Offene Posten täglich bewertet statt monatlich
Die OP-Liste wird abgearbeitet, nicht aufgeschoben.
Mahnton passt zur Kundenbeziehung
A-Kunde mit Reklamation und Dauerzahler mit Versehen bekommen nicht denselben Brief.
Zahlungszusagen werden nachgehalten
„Zahlung nächste Woche" steht im System und wird geprüft, nicht im Postfach vergessen.
Verantwortete ProzesseProzessownership · BPMN 2.0
Die Engine geht das BPMN-Modell Schritt für Schritt durch, jedes Gateway und jeden Task. Der KI-Mitarbeiter verantwortet den Ablauf, startet die Durchläufe und erledigt einzelne Schritte selbst. Wo ein Mensch entscheidet, steht es am Ablauf.
Offene-Posten-Lauf
Bewertet täglich alle offenen Posten und trennt strittige von unstrittigen Positionen. Als Lösung im Detail: Mahnwesen
MahnstufenMensch bei Eskalation
Formuliert und versendet gestufte Anschreiben je Kundensegment und wertet die Antworten aus.
Zahlungsavise
Ordnet eingehende Zahlungen und Avise den offenen Posten zu: Sammelzahlungen, Skonto und Teilzahlungen inklusive. Als Lösung im Detail: Zahlungsavis-Abgleich
Die Zeichnungen zeigen den Grobzug, also woraus ein solcher Ablauf besteht und an welchen Stellen entschieden wird. Wie Ihr Modell im Einzelnen aussieht und welche Abläufe die Rolle übernimmt, entsteht in der Prozessaufnahme.
Diese Prozesse gibt es als fertige Lösungen.
In Wochen live, zum vorab bezifferten Preis, die Stelle bringt ihre Prozesse mit.
Systeme und ZugängeSystemadapter · granular freigegeben
ERP / FiBu
Offene Posten, Zahlungshistorie, Mahnstufen.
Mahnschreiben, Kundenantworten.
Bank
Zahlungseingänge, Kontoauszüge.
Jede weitere Aktion in diesen Systemen bleibt gesperrt, bis sie einzeln freigegeben wird.
Mahnstufen und Tonalität sind Ihre Entscheidung, ob dahinter SAP, DATEV oder Dynamics liegt, ist der Rolle egal.
Übergaben an MenschenIm Prozessmodell definiert
Die Grenze ist kein Kleingedrucktes, sie steht im Modell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, mit vollständiger Vorlage.
Ratenplan oder StundungEntscheidet: Buchhaltung
Bittet ein Kunde um Aufschub, legt es den Fall mit Historie und Zahlungsverhalten vor, vereinbart wird von Menschen.
LieferstoppEntscheidet: Vertrieb + Buchhaltung
Bevor ein Kunde gesperrt wird, sehen Vertrieb und Buchhaltung den vollständigen Fall, kein automatischer Stopp.
Übergabe an InkassoEntscheidet: Leitung Buchhaltung
Die letzte Stufe ist eine bewusste Entscheidung. Es bereitet die Akte vor, entschieden wird von der Leitung.
ZusammenarbeitMenschen zuerst
Arbeitet mit diesen Menschen
Die Stelle hält den Prozess in Bewegung und die Menschen informiert: Kundenbeziehungs-Entscheidungen trifft sie nie allein.
Verbundene KI-Mitarbeiter
Übergibt und übernimmt an diesen Stellen, im selben Prozessmodell, mit demselben Audittrail.
Ist ansprechbar wie ein Kollege
Sie fragen in einem Satz, nach dem Stand eines Vorgangs oder nach dem Grund einer Entscheidung. Er antwortet aus dem Prozessmodell und dem Ereignisprotokoll und nennt die Stelle, aus der die Auskunft stammt.
Er sieht seine eigenen Läufe durchIm Takt Ihrer Wahl
Ab dem ersten Tag
Die Durchsicht gehört zur Stelle. Sie setzen nur den Rhythmus: täglich, wöchentlich oder nach einer Zahl von Läufen.
Seine eigenen Prozesse
Er prüft die Abläufe, die er verantwortet: Fehlerhäufungen, Engstellen, hängende Vorgänge und Schritte, die immer gleich ausgehen.
Ein Befund mit Belegstellen
Er meldet keine Warnung, sondern legt vor, was er gefunden hat, mit Zahlen und der Grundlage dazu.
Er prüft nur, wofür er zuständig ist, und der Befund ändert nichts. Er ist die Vorlage für einen Vorschlag, und darüber entscheiden weiter Sie.
KI-Mitarbeiter überwachenWissen und LernenNur mit Freigabe
Ihre Wissensbasis
Richtlinien, Verträge und die Konventionen Ihres Hauses, durchsuchbar statt als Ordnerstruktur.
Die Prozessmodelle seines Bereichs
Welcher Schritt wann kommt, wer entscheidet und was Vorbedingung ist, steht im BPMN-Modell.
Sechs Signale laufen in jedem Durchlauf mit. Niemand muss sie erheben, sie fallen an, sobald der Prozess über chester läuft.
Die Leitung Buchhaltung entscheidet, im Ablauf, dokumentiert.
Ohne sie passiert nichts, auch die Notiz nicht.
Gedächtnis
Er merkt sich etwas über Ihr Haus.
Eine Zuständigkeit, eine Sonderregel, ein Lieferant mit eigenem Ablauf. An seiner Konfiguration ändert sich dabei nichts.
- Verlinkte Notiz am Prozess
- Durchsuchbares Wissensnetz
- Von Menschen lesbar
- Von Menschen korrigierbar
Neue Version seiner Stelle
Die Stelle wird neu gesetzt, Eigenschaft für Eigenschaft.
Jeder Stand bleibt rekonstruierbar, jede Änderung rücknehmbar. Was er gar nicht vorschlagen darf, sperren Sie vorab.
- Systemprompt und Aufgaben
- Verantwortete Prozesse
- Adapter und Aktionen
- Teile der Prozesse selbst
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihr Mahnwesen sprechen.
Wir gehen das Stellenprofil durch, Aufgaben, Grenzen und Systemzugänge, und sagen Ihnen, welche Teile davon heute schon laufen.
Wie eine solche Stelle im Betrieb steuerbar und hinterher prüfbar bleibt, steht unter Kontrolle und Audit.