Stellenprofil
Rechnungsprüfer.
Der Rechnungsprüfer von chester führt den 3-Wege-Abgleich Position für Position durch: Rechnung, Bestellung, Wareneingang. Weicht etwas ab, liegt die Differenz analysiert auf dem Tisch.
StellenbeschreibungIdentität
Der Rechnungsprüfer macht aus dem 3-Wege-Abgleich einen Standardschritt statt einer Sonderleistung. Er vergleicht jede Rechnungsposition mit Bestellung und Wareneingang (Preis, Menge, Konditionen) und unterscheidet dabei Rundungsdifferenz von echter Abweichung.
Bei Abweichungen recherchiert er selbst: Gab es eine Preisänderung im Rahmenvertrag? Eine Teillieferung? Eine bestätigte Mengenänderung? Was er findet, hängt er an den Fall, die Klärungsschleife beginnt mit einer Analyse, nicht mit einer Frage.
Er gibt keine Rechnungen oberhalb der Toleranz frei und er bucht keine strittigen Positionen. Er sorgt dafür, dass die Buchhaltung nur noch die Fälle sieht, die wirklich ein Urteil brauchen.
Was Sie im Alltag merkenErwartung, nicht Versprechen
Übereinstimmende Rechnungen laufen ohne Berührung durch
Der 3-Wege-Abgleich ist Standard für jede Position, nicht Stichprobe.
Differenzen kommen analysiert an, nicht roh
Rahmenvertrag, Teillieferung, Preisänderung, der Kontext hängt am Fall.
Freigaben landen bei der richtigen Person
Kompetenzordnung automatisch zugeordnet, Erinnerung vor Fristablauf.
Verantwortete ProzesseProzessownership · BPMN 2.0
Die Engine geht das BPMN-Modell Schritt für Schritt durch, jedes Gateway und jeden Task. Der KI-Mitarbeiter verantwortet den Ablauf, startet die Durchläufe und erledigt einzelne Schritte selbst. Wo ein Mensch entscheidet, steht es am Ablauf.
3-Wege-Abgleich
Vergleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang positionsgenau, innerhalb der Toleranz läuft die Freigabe automatisch. Als Lösung im Detail: Rechnungs-Prüfung
AbweichungsklärungMensch entscheidet
Analysiert Differenzen mit Kontext aus Verträgen und Historie und legt den Fall entscheidungsreif vor.
FreigabelaufMensch gibt frei
Ordnet jeden Fall der richtigen Freigabestufe zu und erinnert vor Fristablauf, niemand muss mehr klären, wer zuständig ist.
Die Zeichnungen zeigen den Grobzug, also woraus ein solcher Ablauf besteht und an welchen Stellen entschieden wird. Wie Ihr Modell im Einzelnen aussieht und welche Abläufe die Rolle übernimmt, entsteht in der Prozessaufnahme.
Diesen Prozess gibt es als fertige Lösung.
In Wochen live, zum vorab bezifferten Preis, die Stelle bringt ihre Prozesse mit.
Systeme und ZugängeSystemadapter · granular freigegeben
ERP
Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen.
DMS
Belege, Verträge, Preislisten.
Rückfragen an Lieferanten und Fachbereich.
Jede weitere Aktion in diesen Systemen bleibt gesperrt, bis sie einzeln freigegeben wird.
Toleranzen und Kompetenzordnung sind Ihre Regeln, in welchem ERP sie durchgesetzt werden, ist der Rolle egal.
Übergaben an MenschenIm Prozessmodell definiert
Die Grenze ist kein Kleingedrucktes, sie steht im Modell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, mit vollständiger Vorlage.
Abweichung oberhalb der ToleranzEntscheidet: Buchhaltung
Er legt die Differenz mit Analyse und Vorschlag vor, kürzen, klären oder akzeptieren entscheidet der Mensch.
Strittige PositionEntscheidet: Fachbereich
Ob eine Leistung erbracht wurde, weiß der Fachbereich. Er fragt gezielt dort nach, mit Beleg und Kontext.
Wiederkehrende Differenz beim selben LieferantenEntscheidet: Einkauf
Ein Muster ist kein Einzelfall: systematische Abweichungen meldet er an den Einkauf zur Klärung mit dem Lieferanten.
ZusammenarbeitMenschen zuerst
Arbeitet mit diesen Menschen
Die Stelle filtert die Masse: durchlaufen darf nur, was belegt übereinstimmt, alles andere kommt vorbereitet zu den Menschen.
Verbundene KI-Mitarbeiter
Übergibt und übernimmt an diesen Stellen, im selben Prozessmodell, mit demselben Audittrail.
Ist ansprechbar wie ein Kollege
Sie fragen in einem Satz, nach dem Stand eines Vorgangs oder nach dem Grund einer Entscheidung. Er antwortet aus dem Prozessmodell und dem Ereignisprotokoll und nennt die Stelle, aus der die Auskunft stammt.
Er sieht seine eigenen Läufe durchIm Takt Ihrer Wahl
Ab dem ersten Tag
Die Durchsicht gehört zur Stelle. Sie setzen nur den Rhythmus: täglich, wöchentlich oder nach einer Zahl von Läufen.
Seine eigenen Prozesse
Er prüft die Abläufe, die er verantwortet: Fehlerhäufungen, Engstellen, hängende Vorgänge und Schritte, die immer gleich ausgehen.
Ein Befund mit Belegstellen
Er meldet keine Warnung, sondern legt vor, was er gefunden hat, mit Zahlen und der Grundlage dazu.
Er prüft nur, wofür er zuständig ist, und der Befund ändert nichts. Er ist die Vorlage für einen Vorschlag, und darüber entscheiden weiter Sie.
KI-Mitarbeiter überwachenWissen und LernenNur mit Freigabe
Ihre Wissensbasis
Richtlinien, Verträge und die Konventionen Ihres Hauses, durchsuchbar statt als Ordnerstruktur.
Die Prozessmodelle seines Bereichs
Welcher Schritt wann kommt, wer entscheidet und was Vorbedingung ist, steht im BPMN-Modell.
Sechs Signale laufen in jedem Durchlauf mit. Niemand muss sie erheben, sie fallen an, sobald der Prozess über chester läuft.
Die Leitung Buchhaltung entscheidet, im Ablauf, dokumentiert.
Ohne sie passiert nichts, auch die Notiz nicht.
Gedächtnis
Er merkt sich etwas über Ihr Haus.
Eine Zuständigkeit, eine Sonderregel, ein Lieferant mit eigenem Ablauf. An seiner Konfiguration ändert sich dabei nichts.
- Verlinkte Notiz am Prozess
- Durchsuchbares Wissensnetz
- Von Menschen lesbar
- Von Menschen korrigierbar
Neue Version seiner Stelle
Die Stelle wird neu gesetzt, Eigenschaft für Eigenschaft.
Jeder Stand bleibt rekonstruierbar, jede Änderung rücknehmbar. Was er gar nicht vorschlagen darf, sperren Sie vorab.
- Systemprompt und Aufgaben
- Verantwortete Prozesse
- Adapter und Aktionen
- Teile der Prozesse selbst
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Rechnungsprüfung sprechen.
Wir gehen das Stellenprofil durch, Aufgaben, Grenzen und Systemzugänge, und sagen Ihnen, welche Teile davon heute schon laufen.
Wie eine solche Stelle im Betrieb steuerbar und hinterher prüfbar bleibt, steht unter Kontrolle und Audit.