Auftragssachbearbeiter.
Der Auftragssachbearbeiter von chester bringt Kundenbestellungen aus Mail, Portal und EDI ins ERP: prüft Positionen, Stammdaten und Verfügbarkeit. Sonderkonditionen entscheidet der Vertrieb.
Der Bauplan, bei jeder Rolle derselbe
StellenbeschreibungIdentität
Der Auftragssachbearbeiter nimmt Bestellungen so entgegen, wie sie wirklich kommen: als PDF im Postfach, als Portalabruf, als EDI-Nachricht, als formlose Mail. Er extrahiert die Positionen, matcht Artikel und Konditionen gegen die Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an.
Vor der Bestätigung prüft er Verfügbarkeit und Wunschtermin, was nicht lieferbar ist, bestätigt er nicht einfach, sondern legt Alternativen vor. Die Auftragsbestätigung wird versendet, sobald der Auftrag steht, nicht erst, wenn Kapazität frei wird.
Er ändert keine Preise und räumt keine Sonderkonditionen ein. Er sorgt dafür, dass der Innendienst mit Kunden spricht statt mit PDF-Anhängen.
Verantwortete ProzesseProzessownershipBPMN 2.0Automatisiert
Auftragserfassung
Extrahiert Bestellungen aus allen Kanälen, matcht gegen Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an.
Kundenauftrags-ErfassungVerfügbarkeitsprüfung
Prüft Bestand und Wunschtermin vor der Bestätigung, bei Engpass gehen Alternativen an den Innendienst.
Auftragsbestätigung
Erstellt und versendet die AB, sobald der Auftrag steht, und zieht Änderungen sauber durch alle Belege nach.
AuftragsänderungenSysteme und ZugängeFreigegebene Schritte · den Zugang hält der Prozess
ERP
Aufträge, Bestände, Konditionen.
CRM
Kundenhistorie, Ansprechpartner.
E-Mail / Portal / EDI
Bestelleingang, Kundenkommunikation.
Wissen und LernenNur mit Freigabe
- Richtlinien
- Verträge
- Konventionen Ihres Hauses
- Auftragserfassung
- Verfügbarkeitsprüfung
- Auftragsbestätigung
Erwartung, nicht Versprechen
Was Sie im Alltag merken.
Auftragsbestätigung in Minuten statt Stunden
Bestellungen aus Mail, Portal und EDI landen direkt im ERP.
Verfügbarkeit vor der Zusage geprüft
Bestätigt wird, was lieferbar ist: Engpässe kommen mit Alternativen.
Innendienst spricht mit Kunden statt mit PDFs
Die Erfassungsarbeit verschwindet, die Kundenbeziehung bleibt.
Im Prozessmodell definiert
Wo diese Stelle an Menschen übergibt.
Die Grenze steht im Modell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, und er bekommt eine vollständige Vorlage dazu.
Preisabweichung zur Bestellung
Entscheidet: Vertriebsinnendienst
Bestellt der Kunde zu anderen Preisen als hinterlegt, legt er die Differenz vor, bestätigt wird erst nach Entscheidung.
Lieferengpass
Entscheidet: Innendienst + Disposition
Bei Engpass schlägt er Alternativen vor: Teillieferung, späterer Termin, Ersatzartikel. Die Zusage macht der Mensch.
Kreditlimit erreicht
Entscheidet: Vertrieb + Buchhaltung
Aufträge über dem Limit hält er an und legt sie mit Zahlungshistorie vor, freigeschaltet wird von Menschen.
Menschen zuerst
Mit wem diese Stelle zusammenarbeitet.
Die Stelle entlastet den Innendienst von der Erfassung: Kundengespräche, Konditionen und Zusagen bleiben bei den Menschen.
Menschen
Ansprechbar
Wo steht Auftrag 4711?Erfasst und bestätigt, Liefertermin 14.11. Eine Position ist knapp: 40 von 60 Stück sind frei, der Rest kommt mit dem Wareneingang nächste Woche.KI-Mitarbeiter fragenKI-Mitarbeiter
Im Takt Ihrer Wahl
Er sieht seine eigenen Läufe durch.
Die Durchsicht gehört zur Stelle. Er wertet die Vorgänge der Prozesse aus, die er selbst verantwortet.
KI-Mitarbeiter überwachenAb dem ersten Tag
Die Durchsicht gehört zur Stelle. Sie setzen nur den Rhythmus: täglich, wöchentlich oder nach einer Zahl von Läufen.
Seine eigenen Prozesse
Er prüft die Abläufe, die er verantwortet: Fehlerhäufungen, Engstellen, hängende Vorgänge und Schritte, die immer gleich ausgehen.
Ein Befund mit Belegstellen
Er meldet keine Warnung, sondern legt vor, was er gefunden hat, mit Zahlen und der Grundlage dazu.
Er prüft nur, wofür er zuständig ist, und der Befund ändert nichts. Er ist die Vorlage für einen Vorschlag, und darüber entscheiden weiter Sie.
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Auftragserfassung sprechen.
Wir gehen das Stellenprofil durch, Aufgaben, Grenzen und Systemzugänge, und sagen Ihnen, welche Teile davon heute schon laufen.
Wie eine solche Stelle im Betrieb steuerbar und hinterher prüfbar bleibt, steht unter Kontrolle und Audit.