Stellenprofil
Auftragssachbearbeiter.
Der Auftragssachbearbeiter von chester bringt Kundenbestellungen aus Mail, Portal und EDI ins ERP: prüft Positionen, Stammdaten und Verfügbarkeit. Sonderkonditionen entscheidet der Vertrieb.
StellenbeschreibungIdentität
Der Auftragssachbearbeiter nimmt Bestellungen so entgegen, wie sie wirklich kommen: als PDF im Postfach, als Portalabruf, als EDI-Nachricht, als formlose Mail. Er extrahiert die Positionen, matcht Artikel und Konditionen gegen die Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an.
Vor der Bestätigung prüft er Verfügbarkeit und Wunschtermin, was nicht lieferbar ist, bestätigt er nicht einfach, sondern legt Alternativen vor. Die Auftragsbestätigung wird versendet, sobald der Auftrag steht, nicht erst, wenn Kapazität frei wird.
Er ändert keine Preise und räumt keine Sonderkonditionen ein. Er sorgt dafür, dass der Innendienst mit Kunden spricht statt mit PDF-Anhängen.
Was Sie im Alltag merkenErwartung, nicht Versprechen
Auftragsbestätigung in Minuten statt Stunden
Bestellungen aus Mail, Portal und EDI landen direkt im ERP.
Verfügbarkeit vor der Zusage geprüft
Bestätigt wird, was lieferbar ist: Engpässe kommen mit Alternativen.
Innendienst spricht mit Kunden statt mit PDFs
Die Erfassungsarbeit verschwindet, die Kundenbeziehung bleibt.
Verantwortete ProzesseProzessownership · BPMN 2.0
Die Engine geht das BPMN-Modell Schritt für Schritt durch, jedes Gateway und jeden Task. Der KI-Mitarbeiter verantwortet den Ablauf, startet die Durchläufe und erledigt einzelne Schritte selbst. Wo ein Mensch entscheidet, steht es am Ablauf.
Auftragserfassung
Extrahiert Bestellungen aus allen Kanälen, matcht gegen Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an. Als Lösung im Detail: Kundenauftrags-Erfassung
VerfügbarkeitsprüfungMensch bei Engpass
Prüft Bestand und Wunschtermin vor der Bestätigung, bei Engpass gehen Alternativen an den Innendienst.
Auftragsbestätigung
Erstellt und versendet die AB, sobald der Auftrag steht, und zieht Änderungen sauber durch alle Belege nach. Als Lösung im Detail: Auftragsänderungen
Die Zeichnungen zeigen den Grobzug, also woraus ein solcher Ablauf besteht und an welchen Stellen entschieden wird. Wie Ihr Modell im Einzelnen aussieht und welche Abläufe die Rolle übernimmt, entsteht in der Prozessaufnahme.
Diese Prozesse gibt es als fertige Lösungen.
In Wochen live, zum vorab bezifferten Preis, die Stelle bringt ihre Prozesse mit.
Systeme und ZugängeSystemadapter · granular freigegeben
ERP
Aufträge, Bestände, Konditionen.
CRM
Kundenhistorie, Ansprechpartner.
E-Mail / Portal / EDI
Bestelleingang, Kundenkommunikation.
Jede weitere Aktion in diesen Systemen bleibt gesperrt, bis sie einzeln freigegeben wird.
Ob die Bestellung per EDI, Portal oder formloser Mail kommt, der Prozess ist derselbe, nur der Adapter wechselt.
Übergaben an MenschenIm Prozessmodell definiert
Die Grenze ist kein Kleingedrucktes, sie steht im Modell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, mit vollständiger Vorlage.
Preisabweichung zur BestellungEntscheidet: Vertriebsinnendienst
Bestellt der Kunde zu anderen Preisen als hinterlegt, legt er die Differenz vor, bestätigt wird erst nach Entscheidung.
LieferengpassEntscheidet: Innendienst + Disposition
Bei Engpass schlägt er Alternativen vor: Teillieferung, späterer Termin, Ersatzartikel. Die Zusage macht der Mensch.
Kreditlimit erreichtEntscheidet: Vertrieb + Buchhaltung
Aufträge über dem Limit hält er an und legt sie mit Zahlungshistorie vor, freigeschaltet wird von Menschen.
ZusammenarbeitMenschen zuerst
Arbeitet mit diesen Menschen
Die Stelle entlastet den Innendienst von der Erfassung: Kundengespräche, Konditionen und Zusagen bleiben bei den Menschen.
Verbundene KI-Mitarbeiter
Übergibt und übernimmt an diesen Stellen, im selben Prozessmodell, mit demselben Audittrail.
Ist ansprechbar wie ein Kollege
Sie fragen in einem Satz, nach dem Stand eines Vorgangs oder nach dem Grund einer Entscheidung. Er antwortet aus dem Prozessmodell und dem Ereignisprotokoll und nennt die Stelle, aus der die Auskunft stammt.
Er sieht seine eigenen Läufe durchIm Takt Ihrer Wahl
Ab dem ersten Tag
Die Durchsicht gehört zur Stelle. Sie setzen nur den Rhythmus: täglich, wöchentlich oder nach einer Zahl von Läufen.
Seine eigenen Prozesse
Er prüft die Abläufe, die er verantwortet: Fehlerhäufungen, Engstellen, hängende Vorgänge und Schritte, die immer gleich ausgehen.
Ein Befund mit Belegstellen
Er meldet keine Warnung, sondern legt vor, was er gefunden hat, mit Zahlen und der Grundlage dazu.
Er prüft nur, wofür er zuständig ist, und der Befund ändert nichts. Er ist die Vorlage für einen Vorschlag, und darüber entscheiden weiter Sie.
KI-Mitarbeiter überwachenWissen und LernenNur mit Freigabe
Ihre Wissensbasis
Richtlinien, Verträge und die Konventionen Ihres Hauses, durchsuchbar statt als Ordnerstruktur.
Die Prozessmodelle seines Bereichs
Welcher Schritt wann kommt, wer entscheidet und was Vorbedingung ist, steht im BPMN-Modell.
Sechs Signale laufen in jedem Durchlauf mit. Niemand muss sie erheben, sie fallen an, sobald der Prozess über chester läuft.
Die Vertriebsleitung entscheidet, im Ablauf, dokumentiert.
Ohne sie passiert nichts, auch die Notiz nicht.
Gedächtnis
Er merkt sich etwas über Ihr Haus.
Eine Zuständigkeit, eine Sonderregel, ein Lieferant mit eigenem Ablauf. An seiner Konfiguration ändert sich dabei nichts.
- Verlinkte Notiz am Prozess
- Durchsuchbares Wissensnetz
- Von Menschen lesbar
- Von Menschen korrigierbar
Neue Version seiner Stelle
Die Stelle wird neu gesetzt, Eigenschaft für Eigenschaft.
Jeder Stand bleibt rekonstruierbar, jede Änderung rücknehmbar. Was er gar nicht vorschlagen darf, sperren Sie vorab.
- Systemprompt und Aufgaben
- Verantwortete Prozesse
- Adapter und Aktionen
- Teile der Prozesse selbst
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Auftragserfassung sprechen.
Wir gehen das Stellenprofil durch, Aufgaben, Grenzen und Systemzugänge, und sagen Ihnen, welche Teile davon heute schon laufen.
Wie eine solche Stelle im Betrieb steuerbar und hinterher prüfbar bleibt, steht unter Kontrolle und Audit.