Onboarding in Tagen statt Wochen.
Vom ersten Kontakt bis zur Anlage im ERP, für Lieferanten und Neukunden. chester orchestriert Formulare, Bonitätscheck, Compliance-Prüfung und Stammdaten-Anlage end-to-end.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Onboarding ist heute ein Marathon zwischen Postfächern.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Stammdaten leben in drei Systemen
(CRM, ERP, Excel), und sind immer leicht inkonsistent. Niemand weiß, welche Version stimmt.
Compliance-Checks landen in Excel und werden vergessen.
Drei Wochen später ruft jemand an: „Haben Sie eigentlich geprüft, ob…?"
Vertrieb wartet auf Einkaufsfreigabe, Einkauf wartet auf Compliance, Compliance wartet auf den Lieferanten
, und am Ende wartet der Kunde auf einen Vertrag, den niemand mehr auf dem Schirm hat.
Jeder Onboarding-Prozess ist ein Sonderfall.
Es gibt keinen Standard, keine Audit-Trail, kein Reporting, nur eine Mischung aus E-Mails, Zettel und „können Sie nochmal kurz schauen?"
So macht chester das
Vom ersten Kontakt zum produktiven Partner, orchestriert.
Fünf Schritte, ein Workflow. Was heute zwischen drei Abteilungen pendelt, läuft in chester als ein einziger versionierter, auditierbarer Prozess.
01
Anfrage
Eingang aus Web-Formular, Mail, Portal oder EDI.
Der Partner trägt seine Daten selbst ein oder ein:e Mitarbeiter:in im Vertrieb/Einkauf legt den Datensatz an. chester normalisiert die Eingaben automatisch.
02
Stammdaten-Anreicherung & -Prüfung
Der KI-Mitarbeiter vervollständigt fehlende Felder und prüft die Qualität, bevor irgendetwas weiterläuft.
chester gleicht die eingegebenen Daten mit Handelsregister, DUNS, USt-IdNr.-Validierung und internen Stammdaten ab. Fehlende Pflichtfelder werden (wo möglich) automatisch ergänzt; Inkonsistenzen (Tippfehler, falsche Rechtsform, Adress-Variationen) werden flagged. Schon hier wird gegen Duplikate im ERP gecheckt.
03
Compliance & Bonität
Automatische Prüfung gegen Sanktionslisten, Bonitätsdatenbanken, interne Regeln.
chester ruft Bonitäts-APIs (Creditreform, Bisnode, …) und Sanktionsdienste auf, parst die Ergebnisse und entscheidet: grün, gelb (manuelle Prüfung), rot (Ablehnung).
04
Freigabe
Mehrstufige Freigabe nach Schwellen und Rollen.
Kleine Beträge: automatische Freigabe. Größere: Einkauf → Finanzleitung → Geschäftsführung. Mit Eskalations-Logik bei Verzögerung und Audit-Trail über jeden Schritt.
05
ERP-Anlage
Stammdaten landen direkt im Zielsystem.
chester legt den Datensatz in Ihrem ERP an, über native Schnittstellen (SAP BAPI, OData, proALPHA-API). Mit Versionierung, Audit-Log und Rollback-Möglichkeit.
Was Sie bekommen
Vier konkrete Outcomes, die Ihr Geschäft spürt.
Onboarding-Zeit von 4 Wochen auf 4 Tage
Der Partner ist produktiv im ERP, bevor das wöchentliche Statusmeeting überhaupt anfängt.
Compliance-Status zu jedem Partner in Echtzeit
Keine Excel-Listen mehr, keine „muss ich nochmal nachschauen". Dashboard zeigt: wer ist freigegeben, wer wartet, wo es hakt.
Stammdaten in einem System
ERP wird zur Single Source of Truth. CRM und andere Systeme bekommen Updates per Sync, keine manuelle Doppel-Pflege mehr.
Audit-Trail über jede Änderung
Wer hat wann was freigegeben, mit welcher Begründung, nachverfolgbar und auditierbar. Das entlastet die Compliance-Abteilung.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, die Sie schon haben.
Native Schnittstellen, keine Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Partner-Onboarding-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
13 Beispiele in 3 Klassen
ERP-Systeme
CRM-Systeme
Compliance & Bonität
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 4–6 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir schauen Ihren bestehenden Onboarding-Prozess an: Systeme, Rollen, Sonderfälle. Outputs: Workflow-Skizze und Liste der Integrations-Anschlüsse.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
chester wird auf Ihre Systeme angebunden, der Workflow wird in BPMN modelliert, Compliance-Regeln werden konfiguriert, Test-Daten werden eingespielt.
Woche 2–3
Phase 3
Pilotbetrieb
Der Workflow läuft mit drei bis fünf realen Partnern parallel zum Bestandsprozess. Wir messen Zeit, Fehlerrate, finden Edge Cases.
Woche 4
Phase 4
Go-Live
Umstellung auf den neuen Prozess. Bestandsmitarbeiter:innen werden geschult. chester übernimmt produktiv. Erste Auswertung nach 30 Tagen.
Woche 5–6
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Partner-Onboarding liegt typisch bei 4–8 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir schauen Ihr Volumen an, Ihre Systeme, Ihre Integration, und sagen Ihnen direkt, was Partner-Onboarding bei Ihnen kostet. Keine wochenlangen Angebotsprozesse.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Was, wenn unser SAP custom-modifiziert ist?
Kaum ein SAP läuft im Standard. chester arbeitet über die nativen Schnittstellen (BAPI, OData, RFC) und nicht über die Oberfläche, deshalb stören Anpassungen nicht. In der Workshop-Phase (Woche 1) schauen wir uns Ihre spezifischen Anpassungen an und passen den Adapter entsprechend an.
Was passiert mit unseren bestehenden Lieferanten?
Bestehende Partner werden im Pilotbetrieb nicht angefasst. chester startet mit Neuanlagen. Optional können wir Bestandsdaten in einem zweiten Schritt durch chester laufen lassen, z.B. um Compliance-Status nachzuziehen oder Stammdaten zu konsolidieren. Das ist ein eigener Use Case (Stammdaten-Pflege), kein Teil des Onboarding-Workflows.
Wie lange dauert die Integration wirklich?
4–6 Wochen ist die ehrliche Spanne. Bei einem klar dokumentierten Onboarding-Prozess mit gängigem ERP (SAP, proALPHA, Dynamics) und einem Compliance-Anbieter, mit dem wir schon angebunden waren: 4 Wochen. Bei komplexeren Setups (mehrere ERPs, Custom-Compliance-Logik, viele Sonderfälle): 6 Wochen oder etwas länger. In der Workshop-Phase nennen wir die ehrliche Schätzung, und halten uns dran.
Was passiert bei Ausnahmen, wenn ein Partner nicht ins Schema passt?
Jeder Workflow hat Eskalations-Pfade. Wenn die Compliance-Prüfung ein „gelb" liefert, geht der Fall an Ihr Compliance-Team. Wenn die ERP-Anlage scheitert (z.B. doppelte Stammdaten), bekommt der Verantwortliche eine Aufgabe mit Vorschlag-Optionen. chester ersetzt nicht Ihr Team, chester nimmt Ihnen die Routine ab: Sonderfälle bleiben bei Ihnen, aber mit Kontext und Vorschlag.
Verwandte Use Cases
Was nach Onboarding oft als nächstes kommt.
Lieferanten-AB-Abgleich
Abweichungen erkennen, bevor sie teuer werden.
Wenn der Partner onboardet ist, kommen die ersten Bestellungen, und damit die Auftragsbestätigungen. chester gleicht automatisch ab.
Im Detail ansehenLieferavis-Erfassung
Wareneingang ist startklar.
Wenn der Partner liefert, brauchen die Daten den Weg in den Wareneingang, bevor der LKW ankommt.
Im Detail ansehenRechnungs-Erfassung
90 % ohne manuellen Eingriff.
Und am Ende kommt die Rechnung. Wer Onboarding orchestriert, will die Rechnungsverarbeitung gleich mit dazu, das spart die zweite Integration.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihr Partner-Onboarding sprechen.
Keine langwierige Produktdemo. Keine Feature-Liste. Wir sehen uns Ihren konkreten Onboarding-Prozess an (Systeme, Volumen, Sonderfälle) und sagen ehrlich, ob chester passt und was es kosten würde.