90 % ohne manuellen Eingriff.
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und im ERP gebucht. Skonto-Fristen werden eingehalten, die Buchhaltung sieht nur die Sonderfälle.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Rechnungsverarbeitung kostet Buchhaltern halbe Stellen.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Eingangsrechnungen kommen in fünf Wegen:
Mail mit PDF, Portal-Download, Papier-Brief, ZUGFeRD, XRechnung. Buchhaltung wechselt ständig zwischen Eingangskanälen und Tools.
3-Wege-Abgleich ist Handarbeit.
Buchhalter sucht die Bestellung, vergleicht mit Wareneingang, prüft die Rechnung, pro Beleg 5–15 Minuten. Bei 1.000 Rechnungen pro Monat ist das eine 1-FTE-Aufgabe.
Skonti verfallen, weil die Verarbeitung zu lange dauert.
„2 % bei Zahlung in 14 Tagen", und am Tag 13 liegt die Rechnung noch in der Freigabe-Schleife.
OCR-Insellösungen lösen nur halb.
Beleg ist erkannt, aber dann muss jemand manuell ins ERP buchen, das Dokument im DMS ablegen, und die Bestellung referenzieren. Drei Tools, drei manuelle Schritte.
So macht chester das
Von der Eingangsrechnung zur ERP-Buchung, mit echtem 3-Wege-Abgleich.
Vier Schritte, ein Ablauf. Egal in welchem Format die Rechnung kommt, chester liest sie aus, prüft gegen Bestellung und Wareneingang und bucht oder eskaliert.
01
Rechnungs-Eingang
Eingang aus Mail, Portal, Papier-Scan, ZUGFeRD oder XRechnung.
chester hört auf alle Eingangskanäle: zentrales Mail-Postfach, Lieferantenportale (z. B. SAP Ariba), Scan-Postfach (für Papier-Rechnungen), ZUGFeRD-Strukturdaten, XRechnung. Alles landet im einheitlichen Workflow.
02
KI-Extraktion
Daten werden aus dem Eingangsformat extrahiert.
LLM-gestützte Extraktion erkennt Rechnungspositionen unabhängig vom Format: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Bestellreferenz. ZUGFeRD-/XRechnung-Strukturdaten werden direkt verwendet, PDFs/Scans über KI-Extraktion mit Konfidenz-Score.
03
3-Wege-Abgleich
Vergleich gegen Bestellung und Wareneingang im ERP.
chester holt die zugehörige Bestellung und den Wareneingang aus Ihrem ERP und vergleicht: stimmen Mengen? Preise? Konditionen? Bei Übereinstimmung im Toleranzrahmen: Auto-Freigabe. Bei Abweichung: Eskalation an die Buchhaltung mit Diff-Visualisierung („Rechnung 12,50 € / Bestellung 12,00 € pro Stück, Abweichung +4,2 %").
04
ERP-Buchung
Rechnung landet im Zielsystem, sofort buchungsbereit.
chester bucht die Rechnung ins ERP (SAP MIRO, proALPHA, Microsoft Dynamics) oder direkt in DATEV. Optional automatischer Skonto-Zug bei rechtzeitiger Verarbeitung. Original-Beleg wird parallel im DMS archiviert.
Was Sie bekommen
Vier konkrete Outcomes, die Ihr CFO spürt.
Skonti werden tatsächlich gezogen
Sobald der Großteil automatisch bucht, werden Rechnungen am Eingangstag verarbeitet: Skonto-Fristen werden routinemäßig eingehalten. Bei 1 Mio. € Eingangsvolumen sind das schnell mehrere zehntausend Euro pro Jahr.
Buchhaltung skaliert ohne Einstellungen
Verdoppelung des Rechnungsvolumens braucht keine Verdoppelung des Teams. chester nimmt die Routine, Buchhaltung kümmert sich um die echten Sonderfälle.
3-Wege-Abgleich wird zur Routine, nicht zur Ausnahme
Einkauf, Wareneingang und Rechnung werden konsequent abgeglichen: Fehlbuchungen, Doppelzahlungen und überhöhte Preise werden früh erkannt.
Audit-Trail über jeden Beleg
Welche Rechnung kam wann von wem, mit welcher Buchung, welcher Freigabe, vollständig nachverfolgbar. Externe Wirtschaftsprüfung wird zur Routine.
Wer die Arbeit übernimmt
Dieser KI-Mitarbeiter trägt die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Rechnungen landen.
Native Schnittstellen, keine Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Rechnungs-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
16 Beispiele in 3 Klassen
ERP & Buchhaltung
DMS & Archivierung
Eingangskanäle
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 4–6 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir schauen Ihre Rechnungseingangskanäle an, Ihre Lieferantenstruktur, Ihre Toleranz- und Freigaberegeln. Outputs: Workflow-Skizze, Liste der Integrations-Anschlüsse, Toleranzregeln pro Lieferantengruppe.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
chester wird auf ERP, DMS und Eingangskanäle angebunden. Extraktions-Templates für Top-Lieferanten werden trainiert. 3-Wege-Abgleich-Regeln und Eskalations-Logik werden konfiguriert.
Woche 2–3
Phase 3
Pilotbetrieb
50–100 Rechnungen pro Tag laufen parallel zum Bestandsprozess. Wir messen Auto-Buchungs-Quote, Skonti-Trefferquote, Extraktionsqualität, finden Sonder-Lieferanten.
Woche 4–5
Phase 4
Go-Live
Umstellung auf den neuen Prozess. Buchhaltung wird in der Eskalations-UI geschult. Erste Auswertung nach 30 Tagen an Ihren Belegen: Zielkorridor zum Start sind 80 % Auto-Buchungs-Quote, mit Optimierung Richtung 90 %.
Woche 5–6
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Rechnungs-Erfassung liegt typisch bei 5–10 Slots, der komplexeste Use Case im Set, weil 3-Wege-Abgleich und hohe Volumen-Skalierung.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Beleg-Parsing, Diff-Klassifizierung) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir schauen Ihr Rechnungsvolumen an, Ihre Eingangskanäle, Ihre Lieferantenstruktur, und sagen Ihnen direkt, was Rechnungs-Erfassung bei Ihnen kostet. Inklusive Skonto-Hochrechnung, das ist meist der schnellste ROI im Set.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Was, wenn die Rechnung keine Bestellreferenz hat (z. B. Verbrauchsmaterial, Telefonrechnung)?
Nicht jede Rechnung kann 3-Wege-Abgleich. Für Rechnungen ohne Bestellbezug (Strom, Telefon, Mietnebenkosten, Ad-hoc-Käufe) konfigurieren wir einen separaten Workflow: Extraktion → Kontierungs-Vorschlag (basierend auf Lieferant + Historie) → Freigabe nach Schwellenwert → Buchung. Auto-Buchungs-Quote ist hier niedriger (50–70 %), aber immer noch deutlich höher als reine Handarbeit.
Wie geht chester mit Reverse-Charge und EU-Rechnungen um?
Reverse-Charge wird in der Extraktion erkannt (Steuerhinweis, USt-IdNr., Lieferant außerhalb DE) und in der Buchung entsprechend behandelt: chester setzt den korrekten Steuerschlüssel im ERP. In Grenzfällen (z. B. Reverse-Charge falsch ausgezeichnet) wird eskaliert. EU-Rechnungen mit XRechnung-Standard funktionieren direkt, da die strukturierten Daten genutzt werden.
Was passiert bei Sammelrechnungen (eine Rechnung, mehrere Bestellungen)?
Sammelrechnungen sind ein regulärer Fall, kein Sonderweg. Im 3-Wege-Abgleich werden alle referenzierten Bestellungen und Wareneingänge gegen die Rechnungspositionen gematcht, pro Position individuell. Bei Übereinstimmung in allen Positionen: Auto-Buchung. Bei Abweichung in einzelnen Positionen: Eskalation mit positionsweiser Diff-Visualisierung.
Wie ist das mit DocuWare oder anderen DMS, wird das ersetzt?
Nein, chester ersetzt Ihr DMS nicht. chester archiviert den Original-Beleg parallel zur Buchung in Ihrem bestehenden DMS (DocuWare, d.velop, ELO, easy archive) und verlinkt die ERP-Buchung mit dem DMS-Eintrag. Wer kein DMS hat oder ablöst, kann chester die Original-Belege auch in einem konfigurierbaren Storage ablegen lassen, aber das ist keine Voraussetzung.
Verwandte Use Cases
Was den 3-Wege-Abgleich erst rund macht.
Lieferanten-AB-Abgleich
Abweichungen erkennen, bevor sie teuer werden.
Wer beim AB-Abgleich Preisabweichungen früh fängt, hat sie nicht mehr in der Rechnung. AB-Abgleich und Rechnungs-Erfassung gehören paarweise.
Im Detail ansehenLieferavis-Erfassung
Wareneingang ist startklar.
3-Wege-Abgleich braucht einen sauberen Wareneingang. Wenn das Avis automatisch ankommt, hat chester die zweite Match-Datenquelle vollständig: Auto-Buchungs-Quote steigt deutlich.
Im Detail ansehenPartner-Onboarding
Onboarding in Tagen statt Wochen.
Rechnungs-Erfassung funktioniert nur, wenn Lieferantenstammdaten sauber sind: IBAN, Steuerinformationen, Konditionen. Sauberes Onboarding ist die Grundlage.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Rechnungsverarbeitung sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns Ihr Rechnungsvolumen an, also Eingangskanäle, Lieferantenstruktur und Skonti, und sagen ehrlich, welche Buchungsquote realistisch ist.