Konsequent nachfassen, ohne Kunden zu verlieren.
Offene Posten werden täglich bewertet und entlang Ihrer Mahnstufen nachgefasst, im passenden Ton. Zahlungszusagen, Reklamationsbezüge und Ratenvereinbarungen fließen in den Prozess ein.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Gemahnt wird, wenn Zeit ist, also selten.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Die OP-Liste wird nicht abgearbeitet.
Sie ist lang, unübersichtlich und nach Betrag sortiert, nicht nach Aussicht auf Zahlung. Am Monatsende bleibt sie liegen.
Mahnläufe sind undifferenziert.
Der Standardlauf im ERP unterscheidet nicht zwischen A-Kunde mit Reklamation und Dauerzahler mit Versehen. Also wird er zurückgehalten, und niemand mahnt.
Zusagen verschwinden im Postfach.
„Zahlung nächste Woche" steht in einer Mail, nicht im System. Ob sie eingehalten wurde, prüft niemand nach.
Reklamation blockiert alles.
Strittige Positionen stoppen die ganze Rechnung. Der unstrittige Teil wird monatelang nicht eingefordert.
So macht chester das
Vom offenen Posten zur Zahlung oder zur bewussten Eskalation.
Vier Schritte, die täglich laufen. Der KI-Mitarbeiter priorisiert, formuliert und wertet Antworten aus. Menschen entscheiden über Ratenpläne, Lieferstopps und Inkasso.
01
Offene Posten bewerten
Täglich, nicht zum Monatsende.
chester liest die offenen Posten aus der Debitorenbuchhaltung samt Fälligkeit, Zahlungshistorie, Kundensegment, Kreditlimit und offenen Reklamationen. Der KI-Mitarbeiter priorisiert nach Aussicht und Risiko statt allein nach Betrag, und trennt strittige von unstrittigen Positionen.
02
Ansprechen
Gestuft, personalisiert, im richtigen Kanal.
Erinnerung, erste und zweite Mahnung, letzte Aufforderung, pro Kundensegment eigener Ton, eigene Fristen, eigene Kanäle (Mail, Portal, Brief). Der KI-Mitarbeiter erzeugt das Anschreiben mit den konkreten Belegen und Beträgen; bei Schlüsselkunden geht es als Entwurf an den Betreuer, statt automatisch zu gehen.
03
Antworten verarbeiten
Zusage, Einwand, Reklamation, Ratenwunsch.
Eingehende Antworten werden gelesen und eingeordnet: Zahlungszusage mit Datum, Einwand gegen Betrag, Reklamationsbezug, Ratenwunsch. Zusagen werden als überwachte Frist im Vorgang hinterlegt und bei Nichteinhaltung automatisch wieder aufgegriffen. Einwände und Reklamationen stoppen nur die betroffene Position, nicht den ganzen Beleg.
04
Eskalieren & buchen
Lieferstopp, Ratenplan oder Inkasso, als Entscheidung, nicht als Automatik.
Zahlungseingänge schließen den Vorgang automatisch. Bleibt die Zahlung aus, legt chester die Eskalation zur Entscheidung vor: Lieferstopp, Kreditlimit-Anpassung, Ratenplan, Abgabe an Inkasso, mit Historie, Betrag und Kundenwert. Die Entscheidung wird ausgeführt und im Trail dokumentiert.
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die man an der Liquidität sieht.
Kürzere Außenstandsdauer
Konsequentes, frühes Nachfassen verkürzt die Zeit bis zur Zahlung, ohne dass jemand täglich eine Liste abarbeitet.
Nachfassen kostet keine Buchhalterzeit
Erinnerungen und Standardmahnungen laufen selbst. Das Team kümmert sich um Ratenpläne und echte Zahlungsausfälle.
Kundenbeziehung bleibt intakt
Ton und Stufe richten sich nach Segment und Historie. A-Kunden bekommen keinen Standardmahnbrief, sondern einen Anruf mit Vorbereitung.
Zusagen werden nachgehalten
Jede Zahlungszusage bekommt eine Frist. Wird sie nicht eingehalten, greift der Prozess sofort wieder auf, statt erst beim nächsten Monatsabschluss.
Wer die Arbeit übernimmt
Dieser KI-Mitarbeiter trägt die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre offenen Posten stehen.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Mahn-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
15 Beispiele in 3 Klassen
Buchhaltung & ERP
CRM & Kommunikation
Risiko & Inkasso
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 3–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir nehmen Ihre Mahnstufen, Fristen und Segmente auf, und die ungeschriebenen Regeln, wer nicht gemahnt werden darf. Output: Mahnlogik je Segment und Eskalationspfade.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung an Buchhaltung, CRM und Versandkanäle, Aufbau der Anschreiben je Stufe und Segment, Konfiguration von Zusagen-Überwachung und Eskalationsschwellen.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Ein Kundensegment läuft real. Wir messen Reaktionsquote je Stufe, Zahlungseingang nach Anschreiben und wie oft Menschen eingreifen mussten.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Ausrollen auf alle Segmente, Schulung von Buchhaltung und Vertrieb, erste Auswertung nach 30 Tagen inklusive Entwicklung der Außenstandsdauer.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Mahnwesen liegt typisch bei 3–5 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Priorisierung, Anschreiben, Antwortklassifizierung) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns Ihren OP-Bestand an, die Zahl der Kunden und Ihre Mahnstufen, und sagen Ihnen direkt, was das Mahnwesen bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Verschickt chester Mahnungen ohne Kontrolle?
Nur in den Stufen und Segmenten, die Sie dafür freigegeben haben, typisch Erinnerung und erste Mahnung bei B- und C-Kunden. Höhere Stufen, A-Kunden und alles mit Reklamationsbezug gehen als Entwurf an den zuständigen Menschen. Jede versandte Nachricht steht im Vorgang.
Was passiert, wenn eine Position strittig ist?
Die strittige Position wird vom Mahnlauf ausgenommen und mit dem Reklamationsvorgang verknüpft; der unstrittige Rest wird weiter eingefordert. Damit blockiert eine Teilreklamation nicht mehr die ganze Rechnung.
Können wir Ratenvereinbarungen abbilden?
Ja. Ratenpläne werden im Vorgang hinterlegt, die Teilzahlungen werden gegen die Termine geprüft. Fällt eine Rate aus, greift der Prozess automatisch wieder auf, mit der vereinbarten Konsequenz.
Wie hängt das mit Kreditlimit und Lieferstopp zusammen?
Der Prozess kennt Limit und Zahlungsverhalten und schlägt Lieferstopp oder Limitanpassung vor, wenn Ihre Schwellen erreicht sind. Ausgeführt wird das erst nach menschlicher Entscheidung, und ist dann sofort in ERP und CRM sichtbar.
Verwandte Use Cases
Was rund um den Zahlungslauf noch dazugehört.
Zahlungsavis-Abgleich
Zahlungen sauber zugeordnet.
Erst wenn Zahlungen korrekt auf die offenen Posten verteilt sind, mahnt niemand mehr Beträge an, die längst bezahlt sind.
Im Detail ansehenRechnungs-Prüfung
Belege ohne Klärungsschleife.
Was auf der Kreditorenseite sauber geprüft ist, führt auf der Debitorenseite zu weniger Einwänden gegen Ihre eigenen Rechnungen.
Im Detail ansehenReklamations-Bearbeitung
Strittiges schnell geklärt.
Reklamationen sind der häufigste Grund für Nichtzahlung. Werden sie zügig gelöst, entfällt der Mahnfall.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihr Mahnwesen sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns Ihren Bestand offener Posten und die Außenstandsdauer an, und sagen Ihnen offen, ob chester passt.