Systemprompt und Aufgaben
ein Satzzwei Sätze
Prüft Eingangsrechnungen bis 5.000 € vor +und klärt Preisabweichungen bis 2 % direkt mit dem Einkauf.
Begründung: In 142 Fällen hat der Einkauf die Abweichung bestätigt, ohne etwas zu ändern.
Ein Prozess, der tausendmal gelaufen ist, weiß, wo er klemmt.
chester wertet jeden Durchlauf aus und legt Ihnen konkrete Änderungen vor: mit Zahlen, mit Gegenrechnung, wirksam erst nach der Freigabe des Verantwortlichen.
Rechnet auf echten Durchläufen, nicht auf Annahmen Keine Änderung ohne dokumentierte Freigabe Jede Änderung eine Version, rücknehmbar
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Die Reihenfolge
Selbstoptimierung ist die Folge aus dem, was im Betrieb ohnehin entsteht.
Ein Vorschlag braucht Material. Das Material liefern die drei Bausteine davor, deshalb steht dieser hier als letzter in der Rubrik Betrieb.
KI-Mitarbeiter überwachen
Rollenprofil, Arbeitsbild, jeder Einzelfall bis zur ausgelösten Aktion.
LiefertWas ein KI-Mitarbeiter tatsächlich getan hat.
AnsehenMonitoring & Fehler
Fälle, Engstellen und Kennzahlen über alle Durchläufe hinweg.
LiefertWo Vorgänge warten und woran sie scheitern.
AnsehenGovernance & Audit
Jede Aktion nachvollziehbar, versioniert und für die Revision exportierbar.
LiefertDie Spur, gegen die sich jede Änderung prüfen lässt.
AnsehenSelbstoptimierung rechnet auf diesen drei Quellen.
Ohne Aufsicht wüsste chester nicht, was ein KI-Mitarbeiter entschieden hat. Ohne Monitoring nicht, wo es hakt. Ohne Audittrail ließe sich ein Vorschlag nicht belegen. Fehlt eine der drei Quellen, bleibt Optimierung eine Meinung im Workshop.
Das Material
Sechs Signale laufen in jedem Durchlauf mit.
Niemand muss sie erheben. Sie fallen an, sobald der Prozess über chester läuft, und sie sind der Rohstoff für jeden Vorschlag.
01Freigabe Einkauf: Ø 2,1 Tage
Wartezeit
Wie lange ein Vorgang an einem Schritt liegt, bevor ihn jemand anfasst.
02Beleg nachfordern: 18 % der Fälle
Wiederholung
Welche Schritte ein zweites Mal laufen, weil beim ersten Mal etwas fehlte.
03Genehmigung < 500 €: 99,7 % Ja
Immer gleiche Entscheidung
Freigaben, die über Monate in dieselbe Richtung ausgehen.
04Mail statt Aufgabenliste: 34 Fälle
Umgehung
Wo Menschen den vorgesehenen Weg verlassen, weil er nicht zu ihrer Arbeit passt.
05Kontierung korrigiert: 6 %
Eingriff
An welchen Stellen ein Mensch die Vorbereitung des KI-Mitarbeiters korrigiert.
06Sammelrechnung: 41 % Anteil
Ausnahme
Welcher Sonderweg so häufig geworden ist, dass er der eigentliche Weg ist.
Die Beispielbefunde stammen aus einer Rechnungsprüfung. Welche Signale bei Ihnen zählen, hängt am Prozess: eine Reklamationsstrecke wird an anderen Stellen gemessen als ein Bestellablauf.
Zwei Ergebnisse
Aus einem Befund wird Wissen oder eine Änderung an der Stelle.
chester unterscheidet, was er sich nur merken muss, und was seine Konfiguration betrifft. Beides führt über dieselbe Freigabe.
Befund aus der eigenen Arbeit
Ein Muster über hunderte Durchläufe, nicht ein auffälliger Einzelfall.
Freigabe des Verantwortlichen
Ohne sie passiert nichts. Auch die Notiz nicht.
Gedächtnis
Die Information wird als Wissen abgelegt.
chester merkt sich etwas über Ihr Unternehmen: eine Zuständigkeit, eine Sonderregel, einen Lieferanten mit eigenem Ablauf. An seiner Konfiguration ändert sich dabei nichts.
- Verlinkte Notiz am Prozess
- Durchsuchbares Wissensnetz
- Von Menschen lesbar
- Von Menschen korrigierbar
Rekonfiguration
Seine Stelle wird neu gesetzt, Eigenschaft für Eigenschaft.
Der KI-Mitarbeiter arbeitet danach anders: mit einem anderen Auftrag, einem weiteren Prozess, einem zusätzlichen Zugang oder einem veränderten Ablauf.
- Systemprompt und Aufgaben
- Verantwortete Prozesse
- Adapter und Aktionen
- Teile der Prozesse selbst
Dieselbe Mechanik beschreibt der Baustein „Wissen und Lernen" auf der Konzeptseite, dort aus Sicht der einzelnen Stelle. Wissen und Lernen beim KI-Mitarbeiter →
Die Änderung
Eine Rekonfiguration ist eine benannte Änderung an einer Eigenschaft.
Vier Ebenen lassen sich anfassen. Jede Änderung hat einen Wert davor, einen Wert danach und eine Begründung aus den Daten.
Verantwortete Prozesse
2 Prozesse3 Prozesse
RechnungseingangKontierungMahnungsabgleich
Begründung: Der Mahnungsabgleich hängt an denselben Daten und liegt heute verteilt bei drei Personen.
Adapter und Aktionen
2 Zugänge3 Zugänge
SAPlesenDATEVschreibenLieferantenstammsatzlesen
Begründung: Ohne den Stammsatz bricht die Zuordnung bei 9 % der Belege ab und geht in die Eskalation.
Teile der Prozesse selbst
ab 1 €ab 500 €
altneu
0 €500 €1.000 €
Unter 500 € entfällt die Freigabe, das betrifft 62 % der Vorgänge.
Begründung: 62 % der Vorgänge liegen darunter, erwartete Ersparnis 1,4 Tage Durchlaufzeit.
Jede dieser Änderungen trägt einen Antragsteller, ein Datum, die Datengrundlage und eine Versionsnummer. Wer sie zurücknehmen will, nimmt die Version zurück.
Ihre Regeln
Sie legen fest, wie weit chester von selbst gehen darf.
Für jede Ebene entscheiden Sie, ob chester überhaupt vorschlagen darf, wer freigibt und was gesperrt bleibt.
EbeneWas chester darfFreigabe durch
Systemprompt und AufgabenDarf vorschlagenProzessverantwortliche
Verantwortete ProzesseDarf vorschlagenProzessverantwortliche und Fachbereichsleitung
Adapter und AktionenDarf vorschlagenIT-Verantwortliche
Prozessschritte und FreigabestufenDarf vorschlagenProzessverantwortliche
Was in jedem Regelwerk hart bleibt
- Das Vier-Augen-Prinzip fällt nie weg.
- Betragsgrenzen setzen Sie, chester schlägt sie nicht vor.
- Neue Systemzugänge vergibt immer ein Mensch.
- Gesperrte Ebenen tauchen nicht einmal als Vorschlag auf.
Die Entscheidung
Drei Wege aus der Freigabe.
Der Prozessverantwortliche sieht den Vorschlag mit Begründung, Zahlen und Gegenrechnung. Alle drei Wege sind dokumentiert.
Annehmen
Der Vorschlag geht unverändert in die nächste Modellversion. Datengrundlage und Prognose hängen daran.
Verändert annehmen
Die Freigabestufe fällt nicht ganz weg, sondern rutscht auf 250 €. Die Prognose wird auf den neuen Wert gerechnet.
Ablehnen
Mit Grund. chester merkt sich den Grund und stellt denselben Vorschlag nicht in drei Wochen erneut.
Nach der Freigabe
Die Änderung wird als neue Modellversion ausgerollt.
Laufende Vorgänge bleiben auf ihrer Version. Nach einem vereinbarten Zeitraum vergleicht chester die Kennzahl mit der Prognose.
v4 läuft
Der freigegebene Stand von heute.
01v5 wird ausgerollt
Neue Vorgänge starten auf v5, laufende bleiben auf v4.
02Messfenster
Sie legen fest, wie lange gemessen wird und welche Kennzahl zählt.
03Ist gegen Prognose
chester vergleicht die Wirkung mit dem, was im Vorschlag stand.
04
Die Änderung trägt
v5 bleibt der Stand. Der gemessene Wert steht neben der Prognose im Audittrail, damit die nächste Abschätzung besser wird.
Die Änderung trägt nicht
Der Rückweg ist eine Version, kein Projekt. v4 wird wieder aktiv, und der Vorschlag steht mit dem gemessenen Ergebnis in der Historie.
Der Kreislauf
Was im Betrieb entsteht, fließt zurück ins Prozessmodell.
Ein Vorschlag kann nur entstehen, wenn alle vier Bausteine dieselbe Spur schreiben. Genau dafür liegen sie auf einer Plattform.
KI-Mitarbeiter
Sie protokollieren jeden Schritt, den sie selbst gegangen sind.
Geschäftsprozesse
Das BPMN-Modell ist die Form, in der eine Änderung überhaupt formulierbar ist.
Systeme
Die Kennzahl kommt aus Ihren Fachsystemen, nicht aus einer eigenen Welt.
Menschen
Die Freigabe, der Eingriff und die Ablehnung sind selbst wieder Signale.
Welche Freigabestufe in Ihrem Haus existiert nur noch aus Gewohnheit?
Wir schauen uns an, welche Kennzahl bei Ihnen zählt, wer über Änderungen entscheidet und wie weit Ihr Regelwerk gehen soll.