Abweichungen erkennen, bevor sie teuer werden.
Auftragsbestätigungen werden automatisch gegen Ihre Bestellungen geprüft: Preis, Menge, Liefertermin. Was passt, wird freigegeben. Was abweicht, geht mit Differenzanalyse an den Einkauf.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
ABs werden gar nicht oder zu spät geprüft, und das wird teuer.
ABs landen im Mail-Postfach des Einkäufers und werden bei hohem Volumen nicht systematisch geprüft. Bei 500 Bestellungen pro Woche fehlt einfach die Zeit.
Preisabweichungen fallen erst bei der Rechnung auf , wenn die Ware schon da ist und Verhandeln schwer wird. Aus 2 % Preiserhöhung wird ein vierstelliger Betrag, multipliziert mit 100 Bestellungen.
Liefertermine driften unbemerkt , bis die Produktion stillsteht, weil Material X drei Wochen später kommt als bestellt.
Kein durchgängiger Audit-Trail. Wer hat welche AB freigegeben, mit welchem Vorbehalt? Bei Lieferantenstreit fehlt die Beweiskette.
So macht chester das
Von der eingehenden AB zur ERP-Buchung, automatisch.
Vier Schritte. Was passt, geht ohne Eingriff zurück ins ERP. Was nicht passt, kommt mit Kontext und Vorschlag auf den Tisch des Einkäufers, und erst dann zurück ins System.
Eingang aus Mail, EDI oder Lieferantenportal.
chester hört auf alle AB-Eingangskanäle: Mail-Postfach (PDF-Anhang oder strukturierte Mail-Body), EDIFACT ORDRSP, Portal-Webhooks. AB wird parsiert, Felder werden normalisiert.
Vergleich gegen die offene Bestellung im ERP.
chester holt die zugehörige Bestellung aus Ihrem ERP und vergleicht Position für Position: Preis, Menge, Liefertermin, Zahlungsbedingungen. KI-gestützte Klassifizierung der Abweichungen (kritisch / unkritisch / Toleranz). Bei Übereinstimmung im Toleranzrahmen: direkt weiter zu Schritt 4. Bei Abweichung: Schritt 3.
Nur bei Abweichung: Einkäufer entscheidet mit Diff-Visualisierung.
Aufgabe geht an den zuständigen Einkäufer mit Diff-Visualisierung („Preis +3,2 %, Termin +5 Tage") und Handlungsoptionen: Akzeptieren, Ablehnen, Rückfrage an den Lieferanten. Entscheidung wird im Audit-Trail festgehalten, wer hat wann mit welcher Begründung freigegeben.
AB-Status zurück ins ERP: Bestellung bleibt aktiv oder wird angepasst.
Nach Auto-Freigabe oder manueller Entscheidung schreibt chester den AB-Status zurück ins ERP: Bestellung bestätigt, Konditionen aktualisiert (z. B. neuer Liefertermin), oder Bestellung storniert. Disposition und Buchhaltung sehen den finalen Stand, keine zweite manuelle Erfassung im SAP.
Workflow · Lieferanten-AB-Abgleich
Was Sie bekommen
Vier konkrete Outcomes, die Ihr Einkauf spürt.
Preisabweichungen werden erkannt, bevor die Rechnung kommt
Keine unerwarteten Mehrkosten mehr aus „2 % Preiserhöhung" × hundert Bestellungen.
Lieferterminschiebungen sofort sichtbar
Disposition und Produktion erfahren am Tag der AB von Verzögerungen, nicht zwei Wochen vor dem geplanten Wareneingang.
Einkäufer prüft nur noch Abweichungen
Ausgelegt ist der Ablauf auf 80–90 % der ABs ohne Zutun. Einkäufer-Zeit fließt in die echten Sonderfälle, nicht in die Routine.
Audit-Trail über jede AB-Entscheidung
Wer hat wann welche Abweichung akzeptiert, mit welcher Begründung, vollständig nachverfolgbar. Bei Streitfällen mit Lieferanten liegt die Beweiskette vor.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Bestellungen leben.
Native Schnittstellen, keine Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für AB-Abgleich-Workflows:
ERP-Systeme
Eingangskanäle
DMS & Archivierung
Ihr System fehlt? chester integriert jedes System, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 3–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir sehen uns Ihre AB-Eingangskanäle an: welche Lieferanten schicken EDI, welche PDF, welche Mail-Body. Outputs: Toleranzregeln pro Lieferantengruppe und Eskalationspfade.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
chester wird auf ERP und Eingangskanäle angebunden, Toleranzregeln werden konfiguriert (z. B. ±1 % Preis OK, +3 Tage Termin OK), Diff-Mockups werden für die Eskalations-UI gestaltet.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Fünf bis zehn Lieferanten laufen parallel zum Bestandsprozess. Wir messen Auto-Freigabe-Quote, Eskalations-Treffsicherheit, finden Sonder-Klauseln.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Umstellung auf den neuen Prozess für alle Lieferanten. Einkauf wird in der Eskalations-UI geschult. Erste Auswertung nach 30 Tagen an Ihren Belegen: Zielkorridor sind 80–90 % Auto-Freigabe-Quote.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Workflow nutzt eine Anzahl Slots, je nach Komplexität, Volumen und Integrationstiefe. Lieferanten-AB-Abgleich liegt typisch bei 3–5 Slots, mittlere Komplexität.
Plattform-Fee
Abhängig von Unternehmensgröße. Ein Mindestkontingent an Slots ist enthalten, darüber hinaus wächst die Gebühr mit der übernommenen Arbeit.
LLM-Token-Modul
KI-gestützte Schritte (Diff-Analyse, Kritikalitäts-Klassifizierung) werden nach Token-Verbrauch abgerechnet. Optional auch BYOK (Bring Your Own Key).
Konkrete Kalkulation in 10 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns Ihr Bestellvolumen an, Ihre Lieferantenanzahl, Ihre Toleranzregeln, und sagen Ihnen direkt, was AB-Abgleich bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Wie definiert chester, was eine kritische Abweichung ist?
Über konfigurierbare Toleranzregeln pro Lieferantengruppe, Materialgruppe oder einzeln pro Lieferant. Beispiel: Stahlhandel ±2 % Preis OK / Elektronik strikt 0 % Preisabweichung / strategischer Lieferant +7 Tage Termin OK / C-Teile +14 Tage OK. Diese Regeln werden in der Workshop-Phase mit Ihrem Einkauf festgelegt und können später jederzeit angepasst werden.
Was passiert, wenn eine AB für eine Bestellung kommt, die wir gar nicht im System haben?
chester eskaliert die AB als „Orphan AB" an den zuständigen Einkäufer mit dem Vorschlag: „Bestellung suchen", „Bestellung neu anlegen", oder „AB ablehnen". Häufige Ursache: AB kommt vor der Bestellungs-Synchronisation aus einem anderen System. chester behandelt das als Eskalation, nicht als Fehler.
Wir haben Rahmenverträge, wie geht chester mit Abrufbestellungen um?
chester erkennt Abrufbestellungen, wenn sie im ERP als solche markiert sind. Beim Diff-Vergleich werden die Konditionen aus dem Rahmenvertrag herangezogen, nicht aus der Einzelbestellung. Bei Preisabweichungen vom Rahmenvertrag: Eskalation. Bei Mengen-Abweichungen innerhalb des Rahmenkontingents: Auto-Freigabe.
Was, wenn der Lieferant gar keine AB schickt?
chester überwacht Bestellungen mit AB-Pflicht und löst nach konfigurierbarer Frist (typisch 3–7 Werktage) eine Erinnerungs-Aktion aus: automatischer Mail-Versand an den Lieferanten oder Eskalation an den Einkäufer. Damit wird auch das Fehlen einer AB sichtbar, heute fällt das oft erst auf, wenn die Lieferung näher rückt.
Verwandte Use Cases
Was im Einkaufsprozess vor und nach der AB liegt.
Partner-Onboarding
Onboarding in Tagen statt Wochen.
AB-Abgleich funktioniert nur, wenn der Lieferant freigegeben und im ERP angelegt ist. Wer den AB-Workflow sauber haben will, braucht das Onboarding davor.
Im Detail ansehenLieferavis-Erfassung
Wareneingang ist startklar.
Nach der bestätigten AB kommt das Avis. Wer beide Prozesse automatisiert hat, weiß bei Wareneingang exakt, was kommt, und ob es zur AB passt.
Im Detail ansehenRechnungs-Erfassung
90 % ohne manuellen Eingriff.
Mit sauberer AB und Wareneingang wird der 3-Wege-Abgleich (Bestellung × Wareneingang × Rechnung) zur Routine: Rechnungen laufen automatisch durch.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihren AB-Abgleich sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns Ihr Bestellvolumen an, also Lieferanten, Bestellungen pro Woche und typische Abweichungen, und sagen ehrlich, ob chester passt.