Jede Anfrage landet dort, wo sie hingehört.
Postfächer, Portale und Papierpost werden gelesen, klassifiziert und dem richtigen Prozess zugeordnet, mit Frist, Verantwortlichem und Bezug zu Kunde, Lieferant oder Vorgang.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Das Sammelpostfach ist der teuerste Ort im Unternehmen.
info@ ist ein Wartezimmer ohne Aufruf. Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen, Bewerbungen und Newsletter liegen im selben Ordner. Wer zuerst hinschaut, entscheidet, was zuerst passiert.
Weiterleiten ist Handarbeit. Jede Mail wird von einem Menschen gelesen, verstanden und weitergeschickt, mehrfach, wenn die erste Zuordnung falsch war.
Fristen laufen unbemerkt. Mahnungen, Behördenschreiben, Kündigungen: Der Eingang ist dokumentiert, die Frist nicht. Bemerkt wird es erst, wenn sie abgelaufen ist.
Kein Bestand, keine Zahlen. Wie viele Anfragen welcher Art täglich hereinkommen und wie lange sie liegen, kann niemand beantworten, es gibt keinen Vorgang, nur Mails.
So macht chester das
Vom Sammelpostfach zum zugeordneten Vorgang mit Frist.
Vier Schritte. Der KI-Mitarbeiter liest, versteht und ordnet zu; wo die Zuordnung eindeutig ist, startet direkt der Fachprozess. Wo sie es nicht ist, entscheidet ein Mensch, einmal, nicht dreimal.
Alle Eingangskanäle auf einen Bestand.
Zentrale Postfächer, Kontaktformulare, Portale, Fax und gescannte Papierpost laufen zusammen. Anhänge werden extrahiert und lesbar gemacht, auch gescannte PDFs. Jeder Eingang wird zum Vorgang mit Zeitstempel, statt eine Mail zu bleiben.
Worum geht es, von wem, wie dringend.
Der KI-Mitarbeiter klassifiziert den Eingang nach Ihrem Schema (Bestellung, Rechnung, Reklamation, Bewerbung, Behörde, Werbung) erkennt Absender und ordnet ihn Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter zu. Relevante Felder werden extrahiert (Bestellnummer, Rechnungsnummer, Aktenzeichen, Frist), Dubletten und Antwortmails an bestehende Vorgänge angehängt.
Fachprozess starten oder Team zuweisen, mit Frist.
Ist die Klassifizierung eindeutig, startet chester direkt den passenden Workflow: Rechnungs-Erfassung, Kundenauftrags-Erfassung, Reklamation, Onboarding. Ist sie es nicht oder liegt die Sicherheit unter Ihrer Schwelle, geht der Vorgang mit Vorschlag und Begründung an einen Menschen. Fristen werden aus Art und Inhalt gesetzt und überwacht.
Revisionssicher archiviert, jederzeit auffindbar.
Der Eingang wird mit Metadaten im DMS abgelegt, verknüpft mit Kunde, Lieferant und Vorgang. Eingangsbestätigungen werden auf Wunsch automatisch versendet. Auswertung nach Art, Menge, Bearbeitungszeit und Liegezeit macht Spitzen und Engpässe erstmals sichtbar.
Workflow · Posteingangs-Triage
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die der ganze Betrieb merkt.
Zuordnung in Minuten statt am Tagesende
Was morgens hereinkommt, liegt morgens beim richtigen Team, inklusive Frist und Kontext.
Niemand sortiert mehr Postfächer
Die Sichtung des Sammelpostfachs entfällt. Menschen entscheiden nur noch bei unklaren Fällen.
Fristen sind überwacht, nicht gehofft
Behördenpost, Mahnungen und Kündigungen bekommen beim Eingang eine Frist, die der Prozess überwacht und eskaliert.
Erstmals Zahlen zum Posteingang
Volumen, Kategorien, Liegezeiten und Spitzen pro Woche: Grundlage für Personalplanung und für die nächste Automatisierung.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Post ankommt und abgelegt wird.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Triage-Workflows:
Eingangskanäle
DMS & Archiv
Fachsysteme
Ihr System fehlt? chester integriert jedes System, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 2–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir sichten Ihren realen Posteingang und leiten daraus das Kategorienschema ab: Was kommt rein, wer bearbeitet es heute, welche Fristen hängen dran.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung von Postfächern und DMS, Konfiguration von Kategorien, Sicherheitsschwellen und Zielprozessen, Aufbau der Klärungsoberfläche für unklare Fälle.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Ein Postfach läuft im Schattenbetrieb mit: chester klassifiziert, Menschen prüfen. Wir messen Trefferquote je Kategorie und schärfen die Schwellen nach.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Umstellung aller Eingangskanäle, Schulung der Teams, erste Auswertung nach 30 Tagen, inklusive Vorschlag, welche Kategorie als Nächstes einen eigenen Fachprozess bekommt.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Workflow nutzt eine Anzahl Slots, je nach Komplexität, Volumen und Integrationstiefe. Posteingangs-Triage liegt typisch bei 3–4 Slots.
Plattform-Fee
Abhängig von Unternehmensgröße. Ein Mindestkontingent an Slots ist enthalten, darüber hinaus wächst die Gebühr mit der übernommenen Arbeit.
LLM-Token-Modul
KI-gestützte Schritte (Klassifizierung, Extraktion, Dublettenerkennung) werden nach Token-Verbrauch abgerechnet. Optional auch BYOK (Bring Your Own Key).
Konkrete Kalkulation in 10 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns Ihr Eingangsvolumen an, die Kanäle und die Zahl der Kategorien, und sagen Ihnen direkt, was die Triage bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Was passiert, wenn die Klassifizierung falsch liegt?
Jede Zuordnung hat eine Sicherheitsbewertung. Unterhalb Ihrer Schwelle wird nichts automatisch gestartet, sondern mit Vorschlag zur Klärung vorgelegt. Korrigiert ein Mensch eine Zuordnung, geht die Korrektur in das Regelwerk ein, die Trefferquote steigt in den ersten Wochen spürbar.
Liest chester dann alle Mails unserer Mitarbeiter?
Nein. Angebunden werden ausschließlich die funktionalen Postfächer, die Sie benennen, typisch info@, rechnung@, bestellung@, bewerbung@. Persönliche Postfächer bleiben außen vor. Die Verarbeitung läuft in der EU, der Zugriff ist auf den Prozess beschränkt und protokolliert.
Kann die Triage auch Papierpost übernehmen?
Ja. Gescannte Post wird über einen überwachten Ordner oder direkt vom Multifunktionsgerät eingelesen, per OCR lesbar gemacht und identisch behandelt wie digitale Eingänge.
Was passiert mit Werbung und Spam?
Sie wird als eigene Kategorie erkannt und ohne Vorgang abgelegt oder verworfen, nach Ihrer Vorgabe. Auch das ist protokolliert, damit im Zweifel nachvollziehbar bleibt, dass etwas eingegangen ist.
Verwandte Use Cases
Die Prozesse, die die Triage anstößt.
Rechnungs-Erfassung
90 % ohne manuellen Eingriff.
Als Rechnung erkannte Eingänge laufen direkt in die Rechnungsverarbeitung, ohne zweites Postfach und ohne Weiterleitung.
Im Detail ansehenReklamations-Bearbeitung
Beschwerden am selben Tag beantwortet.
Beschwerden werden als solche erkannt und starten den Reklamationsprozess samt Belegrecherche.
Im Detail ansehenKundenauftrags-Erfassung
Auftragsbestätigung in Minuten.
Bestellungen aus dem Postfach werden ausgelesen und direkt als Auftrag im ERP angelegt.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihren Posteingang sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele Eingänge täglich über welche Kanäle kommen und welche Fristen daran hängen, und sagen Ihnen offen, ob chester passt.