Drei Belege, ein Abgleich, ohne Klärungsschleife.
Jede Eingangsrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft: Preis, Menge, Kondition, Steuer. Was zusammenpasst, ist buchungsreif. Was abweicht, kommt mit Differenzanalyse.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Der 3-Wege-Abgleich ist Handarbeit, und deshalb lückenhaft.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Geprüft wird stichprobenhaft.
Bei hohem Belegvolumen wird der Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang zur Formsache. Kleine Preisabweichungen laufen still durch.
Klärungsfälle wandern per Mail.
Buchhaltung fragt den Einkauf, der Einkauf den Lieferanten, die Antwort landet in einem Postfach. Der Beleg liegt in der Zwischenzeit unbearbeitet.
Skontofristen verfallen.
Was in der Klärung liegt, wird nicht rechtzeitig bezahlt. Das Skonto ist verloren, bevor jemand die Frist bemerkt.
Kontierung ist Erfahrungswissen.
Kostenstelle und Sachkonto stehen im Kopf einzelner Sachbearbeiter. Bei Urlaub und Fluktuation fehlt dieses Wissen im Prozess.
So macht chester das
Von der Eingangsrechnung zum buchungsreifen Beleg.
Vier Schritte. chester holt die Vergleichsbelege selbst, der KI-Mitarbeiter bewertet die Differenzen und schlägt die Kontierung vor. Echte Streitfälle bekommen einen Menschen, mit allen Fakten.
01
Beleg erfassen
Mail, XRechnung, ZUGFeRD, Papier, ein Eingang.
chester nimmt Rechnungen aus allen Kanälen an, liest strukturierte Formate direkt aus und gescannte Belege per OCR. Kopf- und Positionsdaten werden normalisiert, der Lieferant über Stammdaten identifiziert, Dubletten sofort erkannt.
02
3-Wege-Abgleich
Rechnung gegen Bestellung gegen Wareneingang.
chester zieht Bestellung und Wareneingang aus dem ERP und vergleicht Position für Position: Preis, Menge, Einheit, Kondition, Steuersatz, Rahmenvertrag. Der KI-Mitarbeiter klassifiziert jede Abweichung nach Art und Kritikalität und unterscheidet Toleranz von echter Differenz, inklusive Teillieferungen und Sammelrechnungen.
03
Freigabe
Regelfall automatisch, Differenz mit Vorschlag an den Menschen.
Innerhalb der Toleranz läuft der Beleg mit vorgeschlagener Kontierung direkt in die Freigabe nach Ihrer Kompetenzordnung, bei Bagatellbeträgen ohne manuellen Schritt. Bei Differenz geht der Fall an Einkauf oder Fachbereich: mit gegenübergestellten Belegen, Betragswirkung und Handlungsoptionen (akzeptieren, kürzen, Gutschrift anfordern, zurückweisen).
04
Buchen & archivieren
Buchungsreif ins ERP, revisionssicher ins Archiv.
chester übergibt den Beleg mit Kontierung und Freigabevermerk an ERP oder Finanzbuchhaltung, setzt Zahlungsziel und Skontofrist und legt Beleg samt Prüfhistorie revisionssicher ab. Offene Klärungsfälle werden mit Frist überwacht, damit Skonto nicht in der Schleife verfällt.
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die die Buchhaltung sofort merkt.
Der Regelfall braucht keine Bearbeitung
Belege, die zu Bestellung und Wareneingang passen, laufen ohne manuellen Eingriff durch, die Arbeit konzentriert sich auf die echten Differenzen.
Skonto wird tatsächlich gezogen
Kurze Durchlaufzeiten und überwachte Fristen machen aus theoretischen Skontokonditionen realisierte Erträge.
Jeder Beleg wird vollständig geprüft
Kein Stichprobenverfahren mehr: Preis, Menge und Kondition werden bei 100 % der Rechnungen abgeglichen.
Prüfhistorie für jeden Beleg
Wer was wann freigegeben hat, mit welcher Begründung, lückenlos, GoBD-konform und ohne Suchen im Postfach.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Belege gebucht werden.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Prüf-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
15 Beispiele in 3 Klassen
ERP & Finanzbuchhaltung
Belegeingang
DMS & Archivierung
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 3–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir nehmen Ihren Prüf- und Freigabeprozess auf: Toleranzen, Kompetenzordnung, Sonderfälle wie Sammelrechnungen und Rahmenverträge. Output: Regelwerk und Eskalationspfade.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung an ERP, Belegeingang und Archiv, Konfiguration von Toleranzen, Kontierungslogik und Freigabestufen, Aufbau der Differenzoberfläche.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Ein Lieferantenkreis läuft parallel zum Bestandsprozess. Wir messen Autoquote, Treffsicherheit der Kontierungsvorschläge und Durchlaufzeit bis zur Buchungsreife.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Umstellung aller Eingangskanäle und Lieferanten, Schulung der Buchhaltung, erste Auswertung nach 30 Tagen inklusive realisiertem Skonto.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Rechnungs-Prüfung liegt typisch bei 4–6 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Differenzanalyse, Kontierungsvorschlag, Dublettenprüfung) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns Ihr Belegvolumen an, die Zahl der Lieferanten und Ihre Freigabestufen, und sagen Ihnen direkt, was die Prüfung bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Was passiert bei Rechnungen ohne Bestellbezug?
Sie laufen in einen eigenen Zweig: chester schlägt anhand von Lieferant, Text und Historie Kostenstelle und Sachkonto vor und leitet den Beleg nach Ihrer Kompetenzordnung zur Sachfreigabe. Der 3-Wege-Abgleich entfällt, die Prüfhistorie bleibt identisch.
Wie geht chester mit Teillieferungen und Sammelrechnungen um?
Positionen werden einzeln zugeordnet, nicht der Beleg als Ganzes. Bei Teillieferungen wird gegen die tatsächlich eingegangene Menge abgeglichen und die Restmenge offen gehalten; bei Sammelrechnungen ordnet der KI-Mitarbeiter jede Position ihrer Bestellung zu und weist nicht zuordenbare Positionen einzeln aus.
Ersetzt das unsere Freigabe-Workflows im ERP?
Nur, wenn Sie das möchten. chester kann die Freigabe komplett übernehmen oder den geprüften und kontierten Beleg an den bestehenden ERP-Workflow übergeben. Meist ist der zweite Weg der schnellere Start.
Und bei Betrugsversuchen, geänderte Bankverbindungen?
Bankverbindungen werden gegen die Lieferantenstammdaten geprüft. Abweichungen führen nie zur automatischen Freigabe, sondern zu einer Eskalation mit explizitem Hinweis, unabhängig vom Rechnungsbetrag.
Verwandte Use Cases
Was vor und nach der Prüfung liegt.
Rechnungs-Erfassung
90 % ohne manuellen Eingriff.
Die Prüfung braucht saubere Kopf- und Positionsdaten. Genau die liefert die Erfassung, aus jedem Kanal und jedem Format.
Im Detail ansehenMahnwesen
Offene Posten konsequent nachgefasst.
Was Sie selbst prüfen, wird auf der Debitorenseite gemahnt: gestufte Erinnerungen mit Blick auf die Kundenbeziehung.
Im Detail ansehenZahlungsavis-Abgleich
Zahlungen sauber zugeordnet.
Nach der Buchung folgt die Zahlung: Avise und Sammelzahlungen werden automatisch auf die offenen Posten verteilt.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Rechnungsprüfung sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele Eingangsrechnungen monatlich kommen und wie viele heute in Klärung landen, und geben eine ehrliche Einschätzung.