Stellenprofil
Mahnwesen.
Der KI-Mitarbeiter für das Mahnwesen verfolgt offene Posten täglich: priorisiert nach Aussicht und Risiko und hält Zusagen nach. Ratenpläne und Inkasso bleiben Menschensache.
Stellenbeschreibung
Das Mahnwesen ist die Stelle, die offene Posten nicht liegen lässt. Es liest die OP-Liste täglich samt Fälligkeit, Zahlungshistorie, Kundensegment und offenen Reklamationen, und priorisiert nach Aussicht auf Zahlung und Risiko, nicht allein nach Betrag.
Angeschrieben wird gestuft und kundengerecht: der Dauerzahler mit Versehen bekommt einen anderen Ton als der strittige Fall. Strittige Positionen trennt es vom unstrittigen Teil, damit nicht eine Reklamation die ganze Rechnung blockiert.
Zahlungszusagen aus Antworten landen im System statt im Postfach, und werden nachgehalten. Über Ratenpläne, Lieferstopps und Inkasso entscheidet der Mensch, mit vollständiger Vorgeschichte.
Was Sie im Alltag merkenErwartung, nicht Versprechen
Offene Posten täglich bewertet statt monatlich
Die OP-Liste wird abgearbeitet, nicht aufgeschoben.
Mahnton passt zur Kundenbeziehung
A-Kunde mit Reklamation und Dauerzahler mit Versehen bekommen nicht denselben Brief.
Zahlungszusagen werden nachgehalten
„Zahlung nächste Woche" steht im System und wird geprüft, nicht im Postfach vergessen.
Verantwortete ProzesseBPMN 2.0 · in der Engine
Offene-Posten-LaufAutomatisiert
Bewertet täglich alle offenen Posten und trennt strittige von unstrittigen Positionen.
MahnstufenAutomatisiertMensch bei Eskalation
Formuliert und versendet gestufte Anschreiben je Kundensegment und wertet die Antworten aus.
ZahlungsaviseAutomatisiert
Ordnet eingehende Zahlungen und Avise den offenen Posten zu: Sammelzahlungen, Skonto und Teilzahlungen inklusive.
Diese Prozesse gibt es als fertige Lösungen.
In Wochen live, zum vorab bezifferten Preis, die Stelle bringt ihre Prozesse mit.
Systeme & ZugängeEigene Zugänge · granular freigegeben
ERP / FiBu
Offene Posten, Zahlungshistorie, Mahnstufen.
Mahnschreiben, Kundenantworten.
Bank
Zahlungseingänge, Kontoauszüge.
Mahnstufen und Tonalität sind Ihre Entscheidung, ob dahinter SAP, DATEV oder Dynamics liegt, ist der Rolle egal.
Wo diese Stelle an Menschen übergibt.
Die Grenze ist kein Kleingedrucktes, sie steht im Prozessmodell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, mit vollständiger Vorlage.
01 · Ratenplan oder Stundung
Entscheidet: Buchhaltung
Bittet ein Kunde um Aufschub, legt es den Fall mit Historie und Zahlungsverhalten vor, vereinbart wird von Menschen.
02 · Lieferstopp
Entscheidet: Vertrieb + Buchhaltung
Bevor ein Kunde gesperrt wird, sehen Vertrieb und Buchhaltung den vollständigen Fall, kein automatischer Stopp.
03 · Übergabe an Inkasso
Entscheidet: Leitung Buchhaltung
Die letzte Stufe ist eine bewusste Entscheidung. Es bereitet die Akte vor, entschieden wird von der Leitung.
ZusammenarbeitMenschen zuerst
Arbeitet mit diesen Menschen
Die Stelle hält den Prozess in Bewegung und die Menschen informiert: Kundenbeziehungs-Entscheidungen trifft sie nie allein.
Verbundene KI-Mitarbeiter
Übergibt und übernimmt an diesen Stellen, im selben Prozessmodell, mit demselben Audittrail.
Wissen & LernenNur mit Freigabe
Die Prozessmodelle seines Bereichs
Er schlägt im BPMN-Modell nach: welcher Schritt wann kommt, wer entscheidet, was Vorbedingung ist.
Ihre Wissensbasis
Richtlinien, Verträge, Stammdaten-Konventionen, als durchsuchbares Wissen, nicht als Ordnerstruktur.
Aufgaben und Grenzen
Was er tut und was ausdrücklich nicht, steht in seiner Stelle, versioniert und einsehbar.
Aus Durchläufen, Fehlern und Rückmeldungen leitet er Anpassungen ab, und legt sie vor.
Die Leitung Buchhaltung entscheidet, im Ablauf, dokumentiert.
Notiz im Gedächtnis oder neue Version seiner Stelle.
Ohne Freigabe passiert nichts. Jede Version seiner Konfiguration bleibt rekonstruierbar.
Gilt für jede Rolle
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihr Mahnwesen sprechen.
Keine langwierige Produktdemo. Wir gehen das Stellenprofil durch (Aufgaben, Grenzen, Systemzugänge) und sagen ehrlich, welche Teile heute schon laufen.