Stellenprofil
Auftragssachbearbeiter.
Der Auftragssachbearbeiter von chester bringt Kundenbestellungen aus Mail, Portal und EDI ins ERP: prüft Positionen, Stammdaten und Verfügbarkeit. Sonderkonditionen entscheidet der Vertrieb.
Stellenbeschreibung
Der Auftragssachbearbeiter nimmt Bestellungen so entgegen, wie sie wirklich kommen: als PDF im Postfach, als Portalabruf, als EDI-Nachricht, als formlose Mail. Er extrahiert die Positionen, matcht Artikel und Konditionen gegen die Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an.
Vor der Bestätigung prüft er Verfügbarkeit und Wunschtermin, was nicht lieferbar ist, bestätigt er nicht einfach, sondern legt Alternativen vor. Die Auftragsbestätigung wird versendet, sobald der Auftrag steht, nicht erst, wenn Kapazität frei wird.
Er ändert keine Preise und räumt keine Sonderkonditionen ein. Er sorgt dafür, dass der Innendienst mit Kunden spricht statt mit PDF-Anhängen.
Was Sie im Alltag merkenErwartung, nicht Versprechen
Auftragsbestätigung in Minuten statt Stunden
Bestellungen aus Mail, Portal und EDI landen direkt im ERP.
Verfügbarkeit vor der Zusage geprüft
Bestätigt wird, was lieferbar ist: Engpässe kommen mit Alternativen.
Innendienst spricht mit Kunden statt mit PDFs
Die Erfassungsarbeit verschwindet, die Kundenbeziehung bleibt.
Verantwortete ProzesseBPMN 2.0 · in der Engine
AuftragserfassungAutomatisiert
Extrahiert Bestellungen aus allen Kanälen, matcht gegen Stammdaten und legt den Auftrag im ERP an.
VerfügbarkeitsprüfungAutomatisiertMensch bei Engpass
Prüft Bestand und Wunschtermin vor der Bestätigung, bei Engpass gehen Alternativen an den Innendienst.
AuftragsbestätigungAutomatisiert
Erstellt und versendet die AB, sobald der Auftrag steht, und zieht Änderungen sauber durch alle Belege nach.
Diese Prozesse gibt es als fertige Lösungen.
In Wochen live, zum vorab bezifferten Preis, die Stelle bringt ihre Prozesse mit.
Systeme & ZugängeEigene Zugänge · granular freigegeben
ERP
Aufträge, Bestände, Konditionen.
CRM
Kundenhistorie, Ansprechpartner.
E-Mail / Portal / EDI
Bestelleingang, Kundenkommunikation.
Ob die Bestellung per EDI, Portal oder formloser Mail kommt, der Prozess ist derselbe, nur der Adapter wechselt.
Wo diese Stelle an Menschen übergibt.
Die Grenze ist kein Kleingedrucktes, sie steht im Prozessmodell. An diesen Punkten entscheidet ein Mensch, mit vollständiger Vorlage.
01 · Preisabweichung zur Bestellung
Entscheidet: Vertriebsinnendienst
Bestellt der Kunde zu anderen Preisen als hinterlegt, legt er die Differenz vor, bestätigt wird erst nach Entscheidung.
02 · Lieferengpass
Entscheidet: Innendienst + Disposition
Bei Engpass schlägt er Alternativen vor: Teillieferung, späterer Termin, Ersatzartikel. Die Zusage macht der Mensch.
03 · Kreditlimit erreicht
Entscheidet: Vertrieb + Buchhaltung
Aufträge über dem Limit hält er an und legt sie mit Zahlungshistorie vor, freigeschaltet wird von Menschen.
ZusammenarbeitMenschen zuerst
Arbeitet mit diesen Menschen
Die Stelle entlastet den Innendienst von der Erfassung: Kundengespräche, Konditionen und Zusagen bleiben bei den Menschen.
Verbundene KI-Mitarbeiter
Übergibt und übernimmt an diesen Stellen, im selben Prozessmodell, mit demselben Audittrail.
Wissen & LernenNur mit Freigabe
Die Prozessmodelle seines Bereichs
Er schlägt im BPMN-Modell nach: welcher Schritt wann kommt, wer entscheidet, was Vorbedingung ist.
Ihre Wissensbasis
Richtlinien, Verträge, Stammdaten-Konventionen, als durchsuchbares Wissen, nicht als Ordnerstruktur.
Aufgaben und Grenzen
Was er tut und was ausdrücklich nicht, steht in seiner Stelle, versioniert und einsehbar.
Aus Durchläufen, Fehlern und Rückmeldungen leitet er Anpassungen ab, und legt sie vor.
Die Vertriebsleitung entscheidet, im Ablauf, dokumentiert.
Notiz im Gedächtnis oder neue Version seiner Stelle.
Ohne Freigabe passiert nichts. Jede Version seiner Konfiguration bleibt rekonstruierbar.
Gilt für jede Rolle
Lassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Auftragserfassung sprechen.
Keine langwierige Produktdemo. Wir gehen das Stellenprofil durch (Aufgaben, Grenzen, Systemzugänge) und sagen ehrlich, welche Teile heute schon laufen.