Abrufe, die sich selbst anlegen.
Abrufe gegen Rahmenverträge werden erkannt, gegen Kontingent, Konditionen und Laufzeit geprüft und als Auftrag oder Bestellung angelegt. Kontingentstand und Fristen überwacht der Prozess mit.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Rahmenverträge sind ausgehandelt, abgerufen wird trotzdem von Hand.
Jeder Abruf wird neu erfasst. Obwohl Artikel, Preis und Konditionen längst vereinbart sind, tippt jemand jede Lieferabruf-Mail einzeln ins System.
Der Kontingentstand ist unbekannt. Wie viel vom vereinbarten Volumen schon abgerufen wurde, steht in einer Excel-Datei, die selten stimmt.
Falsche Preise trotz Vertrag. Wird der Abruf als normale Bestellung erfasst, greift der Listenpreis statt der Staffel: Konditionen bleiben ungenutzt.
Mindestabnahmen und Fristen werden übersehen. Vertragsende, Preisanpassungstermine und Abnahmeverpflichtungen fallen erst auf, wenn sie bereits verstrichen sind.
So macht chester das
Vom Lieferabruf zum angelegten Auftrag, ohne Erfassung.
Vier Schritte. chester erkennt den Rahmenvertrag, prüft Kontingent und Konditionen, legt den Abruf an und behält Volumen und Fristen im Blick. Menschen sehen, was die Vereinbarung sprengt.
EDI-Lieferabruf, Mail, Portal oder Bedarfsplanung.
chester nimmt Abrufe aus allen Kanälen an: EDIFACT DELFOR/DELJIT, Mail mit Abrufliste, Portalmeldung, Kundenplanung als Datei. Positionen, Mengen und Wunschtermine werden ausgelesen, wiederkehrende Abrufmuster erkannt.
Welcher Rahmenvertrag, welche Position, welche Kondition.
Der KI-Mitarbeiter ordnet jede Abrufposition der richtigen Rahmenvertragsposition zu, über Artikel, Kunde bzw. Lieferant, Werk und Laufzeit, und zieht die vereinbarte Kondition inklusive Staffel und Preisgleitklausel. Positionen ohne gültigen Vertragsbezug werden ausgewiesen, nicht stillschweigend zum Listenpreis erfasst.
Passt der Abruf noch in die Vereinbarung?
chester prüft Restkontingent, Laufzeit, Abrufrhythmus und vereinbarte Maximalmengen je Periode. Alles im Rahmen wird direkt angelegt. Überschreitungen, ausgelaufene Verträge oder Mengen jenseits der Vereinbarung gehen als Entscheidung an Einkauf oder Vertrieb, mit Restvolumen, Historie und Auswirkung auf die Kondition.
Auftrag oder Bestellung im ERP, Vertrag im Blick.
Der Abruf wird als Kundenauftrag oder Bestellung mit Vertragsbezug angelegt, Terminbestätigung geht automatisch zurück. Parallel schreibt chester den Kontingentstand fort und überwacht Mindestabnahme, Preisanpassungstermine und Vertragsende, mit Vorlauf, der Nachverhandlung noch erlaubt.
Workflow · Rahmenvertrags-Abrufe
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die Einkauf und Vertrieb spüren.
Abrufe kosten keine Erfassungszeit
Wiederkehrende Bedarfe laufen ohne manuelles Tippen ins System, auch bei täglichen Lieferabrufen.
Vereinbarte Konditionen werden tatsächlich genutzt
Jeder Abruf zieht die richtige Staffel. Was verhandelt wurde, wirkt auch im Beleg.
Kontingentstand ist jederzeit korrekt
Restvolumen und Periodenmengen stehen im System statt in einer Datei, die eine einzelne Person pflegt.
Fristen kommen mit Vorlauf
Mindestabnahme, Preisanpassung und Vertragsende melden sich, solange man noch handeln kann.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Auftragssachbearbeiter:in
Vertrieb · 3 Prozesse
Aufträge erfassen, Verfügbarkeit prüfen, bestätigen
Stellenprofil ansehenEinkaufssachbearbeiter:in
Einkauf · 4 Prozesse
Bestellungen anlegen, anfragen, Termine nachhalten
Stellenprofil ansehenLieferantenmanager:in
Einkauf · 3 Prozesse
Bewertung, Zertifikate und Rahmenverträge im Blick
Stellenprofil ansehenIntegrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Verträge und Abrufe liegen.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Abruf-Workflows:
ERP & Verträge
Abrufkanäle
Planung & Auswertung
Ihr System fehlt? chester integriert jedes System, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 2–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir sichten Ihre Rahmenverträge und Abrufwege: Kontingentlogik, Staffeln, Periodenmengen, Sonderregeln. Output: Zuordnungs- und Prüfregelwerk.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung an ERP und Abrufkanäle, Aufbau des Vertragsmatchings, Konfiguration von Kontingentprüfung, Fristen und Eskalationen.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Ein Vertrag oder Kundenkreis läuft real. Wir messen Zuordnungsquote, Korrektheit der Konditionen und wie oft ein Mensch eingreifen muss.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Ausrollen auf alle Rahmenverträge und Kanäle, Schulung von Einkauf und Vertrieb, erste Auswertung nach 30 Tagen inklusive Kontingentausnutzung.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Workflow nutzt eine Anzahl Slots, je nach Komplexität, Volumen und Integrationstiefe. Rahmenvertrags-Abrufe liegt typisch bei 3–4 Slots.
Plattform-Fee
Abhängig von Unternehmensgröße. Ein Mindestkontingent an Slots ist enthalten, darüber hinaus wächst die Gebühr mit der übernommenen Arbeit.
LLM-Token-Modul
KI-gestützte Schritte (Vertrags- und Positionszuordnung, Auslesen von Abruflisten) werden nach Token-Verbrauch abgerechnet. Optional auch BYOK (Bring Your Own Key).
Konkrete Kalkulation in 10 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns an, wie viele Rahmenverträge und Abrufe pro Monat laufen und wie Ihre Kontingentlogik aussieht, und sagen Ihnen direkt, was der Workflow bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Was passiert, wenn ein Abruf das Kontingent überschreitet?
Der Teil innerhalb des Kontingents wird angelegt, die Überschreitung als Entscheidung vorgelegt, mit Restvolumen, Historie und Auswirkung auf Staffel und Preis. Automatisch angelegt wird die Überschreitung nur, wenn Sie das ausdrücklich erlaubt haben.
Funktioniert das auch ohne EDI?
Ja. Abruflisten aus Mail-Anhängen, Portalmeldungen und Dateiübergaben werden genauso verarbeitet. EDI ist der bequemste, aber nicht der einzige Weg.
Wie geht chester mit Preisgleitklauseln um?
Ist die Klausel im Vertrag hinterlegt (etwa an einen Index oder Materialpreis gekoppelt) rechnet der Prozess den gültigen Preis zum Abrufdatum und dokumentiert die Grundlage. Ist die Grundlage nicht maschinell verfügbar, wird der Abruf zur Preisbestätigung vorgelegt.
Können wir Mindestabnahmen überwachen lassen?
Ja. Der Prozess vergleicht die abgerufene Menge laufend mit der Verpflichtung und meldet mit konfigurierbarem Vorlauf, wenn eine Abnahme oder ein Vertragsende ins Bild kommt, inklusive der Restmenge, um die es geht.
Verwandte Use Cases
Was rund um den Abruf noch dazugehört.
Kundenauftrags-Erfassung
Auftragsbestätigung in Minuten.
Abrufe ohne Vertragsbezug landen im regulären Auftragsprozess, dieselbe Automatik, andere Preisfindung.
Im Detail ansehenBestell-Überwachung
Termine und Mengen im Blick.
Auf der Einkaufsseite überwacht der Prozess, ob die abgerufene Menge auch termingerecht kommt.
Im Detail ansehenAuftragsänderungen
Änderungen ohne Kettenreaktion.
Verschobene Abrufe sind Änderungen, sie werden kontrolliert durch alle betroffenen Bereiche gezogen.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihre Rahmenvertrags-Abrufe sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele Verträge und Abrufe laufen und wie der Kontingentstand heute geführt wird, und geben eine ehrliche Einschätzung.