Verzug erkennen, bevor er teuer wird.
Offene Bestellungen werden dauerhaft gegen Termin, Menge und Bestätigungsstand geprüft. Bleibt eine Bestätigung aus, mahnt der Prozess selbst an und eskaliert erst bei einer Entscheidung.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Offene Bestellungen überwacht heute niemand systematisch.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Die Terminliste ist eine Excel-Liste.
Sie wird montags gezogen, dienstags ist sie veraltet. Bei tausend offenen Positionen sieht sich niemand jede einzelne an.
Fehlende Auftragsbestätigungen fallen nicht auf.
Ob der Lieferant überhaupt bestätigt hat, fällt erst auf, wenn die Ware am Bedarfstermin nicht eingetroffen ist.
Nachfragen ist Fleißarbeit.
Mahnen, nachtelefonieren, Antwort suchen, Termin im ERP nachtragen, pro Position mehrere Minuten, die nur die Disziplin des Einzelnen leistet.
Die Produktion erfährt es zuletzt.
Terminverschiebungen landen nicht bei Disposition und Fertigung. Aus einer verschobenen Lieferung wird ein Maschinenstillstand.
So macht chester das
Von der offenen Bestellung zum aktuellen, belastbaren Termin.
Vier Schritte, die permanent laufen. chester überwacht den Bestellbestand, mahnt selbstständig an, liest die Antwort des Lieferanten und pflegt den neuen Stand zurück ins ERP.
01
Bestellbestand beobachten
Alle offenen Positionen, permanent statt wöchentlich.
chester liest den offenen Bestellbestand aus dem ERP und hält ihn aktuell: Bedarfstermin, bestätigter Termin, Bestätigungsstatus, Teillieferungen, Restmengen. Jede Position bekommt eine Überwachungsuhr, abhängig von Wiederbeschaffungszeit, Materialgruppe und Lieferantenklasse.
02
Risiko bewerten
Welche Position wird zum Problem, und für wen.
Der KI-Mitarbeiter bewertet jede offene Position: fehlende Bestätigung, Terminverzug, Mengenlücke, kritisches Material, Lieferant mit auffälliger Historie. Bewertet wird nicht nur der Termin, sondern die Wirkung, ob am Bedarfstermin ein Fertigungsauftrag, ein Kundenauftrag oder nur ein Lagerbestand hängt.
03
Nachfassen
Erinnerung, Mahnung, Terminanfrage, automatisch, in Ihrem Ton.
Fehlt eine Bestätigung oder ist ein Termin gefährdet, schreibt chester den Lieferanten an, gestufte Erinnerung, Mahnung, konkrete Terminanfrage, in Ihrer Tonalität und Sprache. Antworten werden gelesen und ausgewertet: Neuer Termin, Teilmenge, Absage. Passt die Antwort in Ihre Toleranz, wird sie übernommen.
04
Pflegen & informieren
Neuer Termin im ERP, Information an die betroffenen Bereiche.
Bestätigte Änderungen schreibt chester in die Bestellung zurück, mit Historie, wer wann was zugesagt hat. Betroffene Bereiche werden aktiv informiert: Disposition, Fertigungsplanung, Vertrieb bei Kundenbezug. Parallel entsteht eine belastbare Liefertreue-Statistik pro Lieferant, die im nächsten Jahresgespräch auf dem Tisch liegt.
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die Einkauf und Produktion spüren.
Verzug wird Wochen früher sichtbar
Nicht am Bedarfstermin, sondern sobald Bestätigung oder Termin nicht mehr zum Plan passen, solange Umplanen noch möglich ist.
Nachfassen kostet keine Einkäuferzeit mehr
Erinnerungen und Terminanfragen laufen automatisch. Der Einkauf bearbeitet Absagen und echte Konflikte, nicht die Liste.
Belastbare Termine im ERP
Bestätigte Änderungen stehen im System, nicht im Postfach eines Einkäufers. Disposition rechnet mit echten Daten.
Liefertreue wird messbar
Pro Lieferant, Materialgruppe und Zeitraum: Argumente für Jahresgespräche und Grundlage für Zweitquellen-Entscheidungen.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihr Bestellbestand liegt.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Überwachungs-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
15 Beispiele in 3 Klassen
ERP & Warenwirtschaft
Lieferantenkommunikation
Planung & Benachrichtigung
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 3–4 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir sehen uns Ihren offenen Bestellbestand an: welche Materialien sind kritisch, welche Toleranzen gelten, wer entscheidet bei Verzug. Output: Überwachungsraster und Eskalationspfade.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung an ERP und Mailversand, Konfiguration von Fristen, Toleranzen und Mahnstufen, Aufbau der Anschreiben-Vorlagen und der Eskalationsoberfläche.
Woche 1–2
Phase 3
Pilotbetrieb
Eine Materialgruppe oder ein Lieferantenkreis läuft real. Wir messen, wie viele Termine ohne Einkäufer geklärt werden und wie oft die Risikobewertung richtig lag.
Woche 2–3
Phase 4
Go-Live
Ausrollen auf den gesamten Bestellbestand, Schulung des Einkaufs, erste Liefertreue-Auswertung nach 30 Tagen.
Woche 3–4
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Bestell-Überwachung liegt typisch bei 3–4 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Risikobewertung, Anschreiben, Auswertung der Lieferantenantworten) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns an, wie viele offene Positionen Sie im Schnitt führen, wie viele Lieferanten dahinterstehen und wie kritisch die Materialien sind, und sagen Ihnen direkt, was die Überwachung bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Schreibt chester eigenständig an unsere Lieferanten?
Ja, aber nur innerhalb der Mahnstufen und Textvorlagen, die Sie freigegeben haben, und nur für die Lieferantenkreise, die Sie dafür öffnen. Alles darüber, etwa Eskalationen an strategische Lieferanten, wird dem Einkauf als Entwurf vorgelegt. Jede versandte Nachricht steht im Vorgang.
Wie unterscheidet chester unkritischen von kritischem Verzug?
Über Toleranzen je Materialgruppe und Lieferantenklasse plus den Bedarfsbezug: Hängt am Termin ein Fertigungs- oder Kundenauftrag, ist derselbe Verzug kritisch, der bei einem Lagerartikel unkritisch bleibt. Die Regeln werden im Workshop festgelegt und sind jederzeit anpassbar.
Was, wenn der Lieferant per Telefon antwortet?
Der Einkäufer trägt das Ergebnis im Vorgang nach, ein Feld, kein aufwendiges Formular. Von dort läuft alles weiter wie bei einer Mailantwort: ERP-Pflege, Benachrichtigung, Statistik.
Braucht das den AB-Abgleich als Vorstufe?
Nein, beides läuft unabhängig. Zusammen sind sie stärker: Der AB-Abgleich prüft die eingehende Bestätigung, die Überwachung achtet danach darauf, dass der bestätigte Termin auch gehalten wird, und dass eine fehlende Bestätigung überhaupt auffällt.
Verwandte Use Cases
Was im Einkaufsprozess davor und danach liegt.
Lieferanten-AB-Abgleich
Abweichungen sofort erkannt.
Die Überwachung achtet auf den bestätigten Termin, bestätigt wird er im AB-Abgleich, inklusive Preis- und Mengenprüfung.
Im Detail ansehenLieferavis-Erfassung
Wareneingang ist startklar.
Kommt das Avis, wird aus dem überwachten Termin eine konkrete Ankunft: Menge und Zeitpunkt sind vor dem Wareneingang bekannt.
Im Detail ansehenRechnungs-Erfassung
90 % ohne manuellen Eingriff.
Mit gepflegten Terminen und Mengen wird der 3-Wege-Abgleich zur Routine statt zur Klärungsschleife.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihren offenen Bestellbestand sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele offene Positionen Sie führen und wie oft Termine stillschweigend verschoben werden, und sagen Ihnen offen, ob chester passt.