Am ersten Tag arbeitsfähig.
Ein- und Austritte als durchgängiger Prozess statt als Mail-Kette zwischen HR, IT und Fachbereich. chester orchestriert Vertrag, Stammdaten, Accounts, Hardware und Schulungen.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Onboarding ist heute eine Mail-Kette mit zehn Beteiligten, und keiner hat den Überblick.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
HR startet, IT erfährt es zuletzt.
Der Vertrag ist unterschrieben, aber die Account-Anlage beginnt drei Tage vor Arbeitsbeginn oder danach. Neue Kolleg:innen sitzen ohne Laptop und ohne Zugänge da.
Jede Rolle braucht andere Zugänge, aber niemand weiß genau welche.
Das Wissen steckt in Köpfen und alten Tickets. Also wird kopiert, was der Vorgänger hatte, inklusive Rechten, die er nie gebraucht hat.
Austritte werden nicht sauber zurückgebaut.
Accounts bleiben aktiv, Hardware bleibt verbucht, Schlüssel bleiben draußen. Jeder Audit findet dieselben Karteileichen.
Kein Status, keine Frist, keine Nachweise.
Wer fragt, wie weit das Onboarding von Frau Meyer ist, bekommt eine Schätzung. Pflichtunterweisungen und Fristen werden per Erinnerung im Kalender verwaltet.
So macht chester das
Von der Vertragsunterschrift bis zum vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz.
Ein Prozess, der alle Beteiligten mitnimmt: HR liefert die Fakten, chester leitet daraus Aufgaben ab, verteilt sie an IT, Fachbereich und Facility, und überwacht jede Frist bis zum Abschluss.
01
Eintritt anlegen
Auslöser ist der unterschriebene Vertrag im HR-System.
chester hört auf das Ereignis „Vertrag unterschrieben" im HR-System oder nimmt das signierte Dokument direkt entgegen. Stammdaten, Eintrittsdatum, Rolle, Standort und Kostenstelle werden ausgelesen und normalisiert, kein zweites Erfassen in Excel.
02
Rollenprofil ableiten
Welche Zugänge, Geräte und Unterweisungen die Rolle braucht.
Der KI-Mitarbeiter gleicht die neue Rolle mit vergleichbaren Bestandsrollen ab und schlägt ein vollständiges Ausstattungsprofil vor: Systemzugänge mit Berechtigungsstufe, Hardware, Lizenzen, Pflichtunterweisungen. Abweichungen zum Standardprofil werden begründet ausgewiesen, die Freigabe bleibt bei HR und Führungskraft.
03
Aufgaben ausrollen
Parallel an IT, Fachbereich, Facility und Payroll.
chester startet alle Teilprozesse gleichzeitig: Account- und Gruppenanlage in Entra ID, Lizenzzuweisung, Hardware-Bestellung, Zutrittskarte, Payroll-Anlage, Einarbeitungsplan und Pate. Was per API geht, führt chester direkt aus; was einen Menschen braucht, wird als Aufgabe mit Frist zugestellt und nachgehalten.
04
Tag 1 bis Tag 90
Probezeit, Unterweisungen und Austritt laufen im selben Prozess.
Am ersten Arbeitstag prüft chester, ob alles bereitsteht, und meldet Lücken vor dem Start statt danach. Danach überwacht der Prozess Pflichtunterweisungen, Probezeitgespräche und Befristungen. Beim Austritt läuft dasselbe Profil rückwärts: Rechte entziehen, Hardware zurückholen, Archivierung, Zeugnis anstoßen, vollständig protokolliert.
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die HR und IT sofort merken.
Arbeitsfähig am ersten Tag
Laptop, Accounts, Zugänge und Einarbeitungsplan stehen vor dem Start bereit, weil der Prozess Wochen vorher losläuft und nicht am Freitag davor.
Rechte passen zur Rolle, auch beim Austritt
Zugänge werden aus dem Rollenprofil vergeben und beim Austritt automatisch zurückgebaut. Keine verwaisten Accounts, keine Karteileichen im Audit.
HR koordiniert nicht mehr, HR entscheidet
Das Nachtelefonieren zwischen IT, Facility und Fachbereich übernimmt der Prozess. HR sieht nur noch, was hakt.
Jederzeit auskunftsfähig
Status jedes Ein- und Austritts auf einen Blick, inklusive offener Fristen und Nachweise für Unterweisungen und Compliance.
Wer die Arbeit übernimmt
Diese KI-Mitarbeiter tragen die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Ihre Personalprozesse leben.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Onboarding-Workflows:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
15 Beispiele in 3 Klassen
HR & Payroll
IT & Identity
Dokumente & Signatur
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 4–6 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir nehmen Ihren heutigen Ein- und Austrittsprozess auf: wer macht was, welche Rollen gibt es, welche Zugänge gehören dazu. Output: Rollen-Ausstattungsmatrix und Eskalationspfade.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
chester wird an HR-System und Identity-Provider angebunden, Rollenprofile und Fristen werden konfiguriert, Aufgaben-Templates für IT, Facility und Fachbereich entstehen.
Woche 2–3
Phase 3
Pilotbetrieb
Die nächsten Eintritte laufen parallel zum Bestandsprozess. Wir messen Vollständigkeit am Tag 1, Durchlaufzeit und wie viele Schritte wirklich automatisch durchlaufen.
Woche 4–5
Phase 4
Go-Live
Umstellung für alle Standorte und Rollen, inklusive Offboarding. HR und IT werden auf der Aufgaben-Oberfläche geschult. Erste Auswertung nach 30 Tagen.
Woche 5–6
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Mitarbeiter-Onboarding liegt typisch bei 4–6 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Rollenabgleich, Checklisten-Vorschlag, Dokumentenprüfung) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns Ihre Eintrittszahlen an, die Zahl der Rollen und Ihre Systemlandschaft, und sagen Ihnen konkret, was Onboarding bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Ersetzt chester unser HR-System?
Nein. Ihr HR-System bleibt führend für Stammdaten und Verträge. chester orchestriert den Prozess drumherum, also alles, was heute per Mail, Ticket und Excel zwischen HR, IT, Fachbereich und Facility läuft. Daten werden gelesen und zurückgeschrieben, nicht dupliziert.
Wie stellen Sie sicher, dass der KI-Mitarbeiter keine falschen Rechte vergibt?
Der KI-Mitarbeiter schlägt ein Rollenprofil vor, vergibt aber nichts eigenmächtig: Die Freigabe erfolgt durch Führungskraft und IT. Erst danach führt chester die Anlage über die vorgesehenen Adapter aus, im Rahmen der Rechte, die der Prozess selbst besitzt. Jede vergebene Berechtigung steht mit Begründung im Audit-Trail.
Was passiert bei kurzfristigen Eintritten?
Der Prozess läuft identisch, nur mit verkürzten Fristen. chester erkennt, welche Schritte bis zum Starttermin nicht mehr sicher durchlaufen, und eskaliert sie sofort an die Verantwortlichen, statt sie stillschweigend zu verschieben.
Können wir mehrere Standorte oder Gesellschaften abbilden?
Ja. Rollenprofile, Pflichtunterweisungen und Freigabewege werden pro Gesellschaft, Standort oder Tarifbereich konfiguriert. Der Prozess bleibt derselbe, die Regeln unterscheiden sich.
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Zwischenzeugnis, Vertragsänderung, Bescheinigung, die Dokumente zum Personalprozess entstehen im selben Workflow, aus denselben Stammdaten.
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Derselbe Mechanismus für externe Partner: Prüfen, freigeben, anlegen, mit Bonität und Compliance statt Hardware und Accounts.
Im Detail ansehenSprechen wir 30 Minuten über Ihr Onboarding.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele Ein- und Austritte Sie pro Jahr haben und wo es heute hakt, und sagen Ihnen offen, ob chester passt.