Dokumente, die stimmen, ohne Copy-Paste.
Zeugnisse, Verträge und Bescheinigungen entstehen aus Ihren Stammdaten und geprüften Textbausteinen, durchlaufen die Freigabe und werden revisionssicher abgelegt. Die Verantwortung bleibt bei HR.
Souverän in der EU oder on-premise DSGVO-konform BPMN-nativ Auditsicher
Das Problem heute
Ein Zeugnis kostet heute drei Wochen und vier Word-Versionen.
4 Stellen, an denen es heute hängt.
Jeder schreibt aus dem alten Dokument ab.
Vorlagen kursieren als Word-Dateien in Ordnern. Welche die aktuelle ist, weiß niemand sicher: Fehler im Kopf des Dokuments wandern mit.
Die Zeugnissprache ist Auslegungssache.
Formulierungen werden aus Erinnerung gewählt. Zwei vergleichbare Mitarbeitende bekommen ungleiche Bewertungen, ein rechtliches Risiko.
Freigaben laufen per Mail-Anhang.
Führungskraft, HR und im Zweifel Betriebsrat schicken Versionen hin und her. Welcher Stand freigegeben wurde, rekonstruiert man am Postfach.
Fristen und Nachweise fehlen.
Vertragsbefristungen, Nachträge und Bescheinigungsfristen werden im Kalender geführt. Was wann unterschrieben wurde, findet man nur, wenn man den Ordner kennt.
So macht chester das
Vom Anlass zum unterschriebenen, abgelegten Dokument.
Vier Schritte. chester zieht die Fakten aus dem HR-System, der KI-Mitarbeiter formuliert den Entwurf aus freigegebenen Bausteinen, Menschen prüfen und zeichnen, und die Ablage passiert von selbst.
01
Anlass erfassen
Antrag, Austritt, Vertragsänderung oder Frist.
Der Prozess startet über einen Self-Service-Antrag der Führungskraft oder Mitarbeitenden, aus einem Ereignis im HR-System (Austritt, Rollenwechsel, Befristungsende) oder über die Posteingangs-Triage. Dokumentart, Anlass und Zieltermin stehen damit von Anfang an fest.
02
Entwurf erzeugen
Stammdaten plus geprüfte Textbausteine.
chester holt Stammdaten, Tätigkeiten, Stationen und Beurteilungsdaten aus dem HR-System. Der KI-Mitarbeiter baut daraus einen vollständigen Entwurf, aus arbeitsrechtlich geprüften Bausteinen Ihrer Bibliothek, in der Notenstufe, die die Beurteilung hergibt. Kein freies Formulieren: Jede Passage ist auf einen freigegebenen Baustein zurückführbar.
03
Prüfen & freigeben
Führungskraft, HR und bei Bedarf Betriebsrat, im selben Vorgang.
Der Entwurf geht in die konfigurierte Freigabekette. Jeder sieht dieselbe Version, kommentiert im Dokument und zeichnet frei; Änderungen erzeugen eine neue Version, keine neue Mail. Weicht die Bewertung deutlich von vergleichbaren Fällen ab, weist der Prozess darauf hin, bevor unterschrieben wird.
04
Signieren & ablegen
Unterschrift, Zustellung, Personalakte, Frist.
Das finale Dokument geht in die elektronische Signatur, wird der mitarbeitenden Person zugestellt und in der digitalen Personalakte abgelegt, mit Metadaten und Aufbewahrungsfrist. Anschlussfristen wie Befristungsende oder Nachtragstermine übernimmt der Prozess in die Überwachung.
Was Sie bekommen
Vier Outcomes, die HR und Führungskräfte spüren.
Zeugnis in Tagen statt Wochen
Der Entwurf steht in Minuten. Was bleibt, ist Prüfen und Zeichnen, nicht Schreiben.
Rechtssichere, einheitliche Sprache
Alle Formulierungen stammen aus geprüften Bausteinen. Vergleichbare Leistungen werden vergleichbar bewertet.
Nachvollziehbare Freigaben
Wer welche Version wann freigegeben hat, steht im Vorgang, nicht im Postfach einer Person, die gerade abwesend ist.
Führungskräfte werden entlastet
Statt vor einem leeren Dokument zu sitzen, bewerten sie einen fertigen Entwurf. Das senkt die Hemmschwelle und die Durchlaufzeit.
Wer die Arbeit übernimmt
Dieser KI-Mitarbeiter trägt die Lösung.
Im Stellenprofil steht, was der KI-Mitarbeiter entscheidet, wo seine Grenzen liegen und wann er an einen Menschen übergibt.
Integrationen
Spricht die Systeme, in denen Personaldokumente entstehen und liegen.
Native Schnittstellen statt Custom-Konnektoren. Die häufigsten Integrationen für Dokumenten-Workflows im Personalbereich:
chester
spricht die Standards Ihrer Systeme
15 Beispiele in 3 Klassen
HR & Personalakte
Dokumente & Signatur
Vorlagen & Ausgabe
Ihr System fehlt? chester bindet jedes System an, das REST, OData, GraphQL oder SOAP spricht. Alle Integrationen ansehen →
Implementierung
4 Phasen. 3–5 Wochen. Klarer Pfad.
Phase 1
Workshop
Wir nehmen Ihre Dokumentarten und Freigabewege auf und sichten die vorhandenen Vorlagen. Output: Bausteinbibliothek je Dokumentart und Notenstufen-Logik fürs Zeugnis.
Woche 1
Phase 2
Konfiguration
Anbindung an HR-System, Signaturdienst und Personalakte, Aufbau der Vorlagen und Bausteine, Konfiguration der Freigabeketten pro Gesellschaft.
Woche 2–3
Phase 3
Pilotbetrieb
Eine Dokumentart (meist das Zwischenzeugnis) läuft real. Wir messen Entwurfsqualität, Anzahl Korrekturschleifen und Durchlaufzeit bis zur Unterschrift.
Woche 3–4
Phase 4
Go-Live
Ausrollen auf alle Dokumentarten inklusive Verträgen und Nachträgen, Schulung von HR und Führungskräften, Auswertung nach 30 Tagen.
Woche 4–5
Pricing
Sie bezahlen die Slots, die diese Lösung tatsächlich braucht.
Kein klassisches SaaS-Lizenzmodell. Sie bezahlen für die Slots, die Ihr Workflow braucht, nicht für Features, die Sie nicht nutzen.
Slot-Modell
Jeder Prozess und jeder KI-Mitarbeiter wird einzeln nach seiner Größe bemessen, S, M oder L. Zeugnis- & Vertragswesen liegt typisch bei 3–5 Slots.
Plattformgebühr
Jährlich, abhängig von der Unternehmensgröße. Eine feste Zahl an Slots ist enthalten, alle weiteren buchen Sie dazu. Beliebig viele Nutzer, Entwickeln und Testen kostet keine Slots.
Sprachmodell
KI-gestützte Schritte (Entwurfserstellung, Bausteinauswahl, Konsistenzprüfung) laufen über das Sprachmodell. Im Regelfall über Ihren eigenen Zugang beim Anbieter, auf Wunsch stellen wir das Modell bereit, souverän gehostet oder bei Ihnen im Haus.
Konkrete Kalkulation nach 30 Minuten Gespräch.
Wir sehen uns an, wie viele Dokumente pro Jahr entstehen, wie viele Gesellschaften und Freigabewege es gibt, und sagen Ihnen direkt, was der Workflow bei Ihnen kostet.
Häufige Fragen
Was im Erstgespräch sonst die erste halbe Stunde kostet.
Formuliert der KI-Mitarbeiter Zeugnisse frei?
Nein. Der Entwurf wird ausschließlich aus Ihrer arbeitsrechtlich geprüften Bausteinbibliothek zusammengesetzt; der KI-Mitarbeiter wählt Bausteine passend zu Rolle, Tätigkeiten und Beurteilung aus und passt die Tätigkeitsbeschreibung an. Freitext ohne Freigabe kommt nicht ins Dokument, und jede Passage bleibt auf ihren Baustein zurückführbar.
Wie stellen Sie Gleichbehandlung sicher?
Die Notenstufe folgt der hinterlegten Beurteilung, nicht dem Formulierungsgeschick der Führungskraft. Weicht ein Entwurf deutlich von vergleichbaren Fällen ab, weist der Prozess vor der Freigabe darauf hin, die Entscheidung bleibt bei HR.
Können wir den Betriebsrat einbinden?
Ja. Die Freigabekette wird pro Dokumentart und Gesellschaft konfiguriert; der Betriebsrat kann als Pflicht- oder Bedarfsstation eingebunden werden, mit eigenem Kommentar- und Zeichnungsrecht im selben Vorgang.
Was passiert mit unseren bestehenden Word-Vorlagen?
Sie sind der Ausgangspunkt. Wir zerlegen sie in Bausteine und binden Layout und Briefkopf als Vorlage ein, das Ergebnis sieht aus wie Ihre Dokumente, entsteht aber aus Daten statt aus Copy-Paste.
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Was rund um Personaldokumente noch dazugehört.
Mitarbeiter-Onboarding
Arbeitsfähig am ersten Tag.
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Im Detail ansehenPosteingangs-Triage
Anträge landen sofort im Prozess.
Zeugnisanträge und Bescheinigungswünsche aus dem HR-Postfach starten den Dokumentenprozess automatisch.
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Onboarding in Tagen statt Wochen.
Derselbe Freigabe- und Signaturmechanismus für Verträge mit Lieferanten und Partnern.
Im Detail ansehenLassen Sie uns 30 Minuten über Ihr Dokumentenwesen sprechen.
Keine Produktdemo. Wir sehen uns an, wie viele Zeugnisse, Verträge und Bescheinigungen pro Jahr entstehen und wer sie heute freigibt, und geben eine ehrliche Einschätzung.